Udostępnianie akt z zasobu Archiwum Zakładowego - koronawirus (aktualizacja)

Wydział/Jednostka prowadząca

Wydział Organizacyjny

Wymagane dokumenty

Uwaga!W związku z trwającą epidemią wirusa sars-cov-2 od 11 maja 2020 r. Archiwum Zakładowe Urzędu Miasta Poznania uruchamia możliwość osobistego załatwiania spraw w siedzibie przy ul. Świerkowej 10 w Poznaniu wyłącznie po uprzednim umówieniu wizyty telefonicznie dzwoniąc pod numery: 61 8785 280, 61 8785 279, 61 8784 378, 61 8784 685, 61 8784 862 lub 61 8784 498.

Archiwum Zakładowe Urzędu Miasta Poznania udostępnia dokumentację z zasobu na wniosek w  następujących sprawach:

  • pracowniczych zlikwidowanych miejskich jednostek organizacyjnych (w tym m.in. zlikwidowanych szkół i placówek oświatowych oraz żłobków, dla których organem prowadzącym było Miasto Poznań) oraz zlikwidowanych komunalnych zakładów pracy dotyczących m.in. potwierdzenia zatrudnienia i wynagrodzenia,
  • dotyczących potwierdzenia przydziałów lokali mieszkalnych/użytkowych,
  • dotyczących postępowań wywłaszczenia, przejęcia w zarząd lub czasowego zajęcia nieruchomości.

Wykaz zlikwidowanych zakładów pracy, których dokumentacja, w tym pracownicza, znajduje się w zasobie Archiwum Zakładowego Urzędu Miasta Poznania lub zdeponowanej na zewnątrz.

Pobierz

Wniosek o udostępnienie akt z Archiwum Zakładowego winien zawierać:

  • dane wnioskodawcy: imię i nazwisko, adres zamieszkania, rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, adres korespondencyjny oraz numer telefonu i adres poczty elektronicznej (dane nieobowiązkowe),
  • datę,
  • dane dotyczące poszukiwanej dokumentacji (np.: czego dotyczy, okres wytworzenia)
  • informację o sposobie udostępnienia,
  • cel/uzasadnienie udostępnienia,
  • podpis wnioskodawcy (własnoręczny lub elektroniczny: kwalifikowany, zaufany lub osobisty).

W celu ułatwienia przygotowania wniosku można skorzystać z formularzy zamieszczony w przyborniku po prawej stronie.

  • udostępnienie akt z Archiwum - zlikwidowane zakłady
  • udostępnienie akt z Archiwum -przydział lokalu
  • udostępnienie akt  z Archiwum - wywłaszczenia

Miejsce złożenia dokumentów

W związku z ogłoszeniem w Polsce stanu epidemii od 20 marca 2020 r. do odwołania wniosek można złożyć pisemnie:

  • w postaci tradycyjnej: pocztą przesyłając na adres Urząd Miasta Poznania, Wydział Organizacyjny, Archiwum Zakładowe, pl. Kolegiacki 17, 61-841 Poznań lub składając w skrzynce podawczej znajdującej się w holu budynku Urzędu Miasta Poznania, pl. Kolegiacki 17, lub bezpośrednio w siedzibie Archiwum Zakładowego przy ul. Świerkowej 10 po uprzednim umówieniu wizyty telefonicznie,
  • w postaci dokumentu elektronicznego potwierdzonego przez wnoszącego podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu, podpisem zaufanym lub osobistym na Elektroniczną Skrzynkę Podawczą  (ESP)

Opłaty

Złożenie wniosku o udostępnienie akt jest bezpłatne. Pobiera się opłatę skarbową w przypadku wydania poświadczonej za zgodność kopii z akt przydziału lokalu w wysokości 5 zł od każdej pełnej lub zaczętej strony zgodnie z ustawą o opłacie skarbowej z dnia 16 listopada 2006 r. (t. j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1000) w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. z 2007 r., Nr 187, poz. 1330). W przypadku pełnomocnictwa - 17 zł, chyba, że istnieje podstawa do zwolnienia dokumentu z opłaty skarbowej, np. jeśli pełnomocnictwa udzielono małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu.
Nie podlega opłacie skarbowej wydanie poświadczonych za zgodność kopii z akt w pozostałych sprawach wymienionych w punkcie wymagane dokumenty.

Ważne:

Ustawa o opłacie skarbowej przewiduje szereg zwolnień i wyłączeń z tej opłaty m.in. ze względu na rodzaje spraw, w których dokumenty mają zostać wykorzystane. We wniosku należy wskazać cel wydania dokumentu, jeśli dokument ma być zwolniony z opłaty skarbowej.

Wpłaty z tytułu opłaty skarbowej można dokonać przelewem na rachunek bankowy Urzędu Miasta Poznania, Wydział Finansowy, Oddział Pozostałych Dochodów Podatkowych i Niepodatkowych, 61-706 Poznań, ul. Libelta 16/20  PKO Bank Polski S.A.  94 1020 4027 0000 1602 1262 0763 lub kartą płatniczą za pomocą terminala w siedzibie Archiwum Zakładowego, ul. Świerkowa 10.

Termin i sposób załatwienia

Wnioski o udostępnienie akt Archiwum Zakładowe Urzędu Miasta Poznania załatwia bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. Dokumentację udostępnia się wnioskodawcom lub ich upoważnionym przedstawicielom przez przekazanie informacji w niej zawartych w postaci reprodukcji (np. kserokopii, poświadczonych za zgodność kserokopii) lub cyfrowego odwzorowania tej dokumentacji, pisemnej odpowiedzi na zapytanie bądź wglądu na miejscu po uprzednim umówieniu się telefonicznie.
Informacje z zakresu spraw dotyczących udostępniania dokumentacji z zasobu Archiwum Zakładowego, miejsca przechowywania dokumentacji pracowniczej m.in. zlikwidowanych miejskich jednostek organizacyjnych, komunalnych zakładów pracy można pozyskać 
pod nr. tel.: 61 8785 280, 61 8785 279, 61 8784 378, 61 8784 685, 61 8784 862 lub 61 8784 498.

Podstawa prawna

  • ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. j. Dz. U. z 2019 r., poz. 553),
  • rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18.01.2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67).

Inne informacje

W innych, niż wymienione w punkcie wymagane dokumenty sprawach, wnioski o udostępnienie akt archiwalnych należy kierować bezpośrednio do wydziałów i biur Urzędu Miasta Poznania odpowiednio do zakresu zadań.

Obowiązek informacyjny

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. informuję, iż:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Prezydent Miasta Poznania z siedzibą przy placu Kolegiackim 17, 61-841 Poznań

2. Wyznaczono inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować poprzez e-mail:  iod@um.poznan.pl lub pisemnie na adres: plac Kolegiacki 17, 61-841 Poznań

3. Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego wynikającego
z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz na jej podstawie wydanego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18.01.2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji
i zakresu działania archiwów zakładowych (§ 31 ust.1 Instrukcji archiwalnej stanowiącej zał. nr 6 do rozporządzenia), którym jest gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczenie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej oraz realizacja zadania udostępniania dokumentacji stanowiącej zasób archiwalny Archiwum Zakładowego Urzędu Miasta Poznania.

4. Dane po zrealizowaniu celu, dla którego zostały zebrane, będą przetwarzane do celów archiwalnych i przechowywane przez okres niezbędny do zrealizowania przepisów dotyczących archiwizowania danych obowiązujących u Administratora.

5. Osoby, których dane dotyczą, mają prawo do:

  a) dostępu do swoich danych osobowych
  b) żądania sprostowania danych, które są nieprawidłowe
  c) żądania usunięcia danych, gdy:

  • dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane
  • dane przetwarzane są niezgodnie z prawem

   d) żądania ograniczenia przetwarzania, gdy:

  • osoby te kwestionują prawidłowość danych
  • przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoby te sprzeciwiają się usunięciu danych
  • Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobom, których dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń

6. Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do złożenia wniosku o udostępnienie dokumentacji i weryfikacji uprawnienia do dostępu do dokumentacji objętej wnioskiem.

8. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób opierający się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

9. Odbiorcami danych są podmioty zajmujące się obsługą informatyczną Administratora.

Historia zmian

udostępniający/wytwarzający: Kinga Kozłowska
ostatnia zmiana w dniu 2020-05-08 14:01 - Korekta tytułu. (Aktualizacja)