Poznań, 23.12.2022 r.

Pani
Halina Owsianna
Radna Miasta Poznania

Znak sprawy: Or-II.0003.1.242.2022
Nr rej.: 231222-1334

Szanowna Pani Radna,

odpowiadając na otrzymaną za pośrednictwem Przewodniczącego Rady Miasta pismem z dnia 14 grudnia 2022 r. i przekazaną mi przez Prezydenta Miasta do rozpatrzenia interpelację Pani Radnej w sprawie roznoszenia decyzji o wysokości podatku od nieruchomości, uprzejmie informuję:
Urząd Miasta Poznania dwukrotnie testował w 2022 roku usługę hybrydową Poczty Polskiej. Miało to miejsce podczas akcji dystrybucji upomnień w lipcu i październiku br. Nadano wówczas łącznie około 8 tys. listów. Usługa hybrydowa Poczty Polskiej polega na drukowaniu, kopertowaniu i dostarczeniu korespondencji do odbiorców. Wszystkie te czynności Poczta Polska wykonuje z wykorzystaniem własnych materiałów (papier, koperty), własnego parku maszynowego i materiałów eksploatacyjnych oraz przy zaangażowaniu swoich pracowników. Testy były przeprowadzane z myślą wykorzystania usługi hybrydowej przy „akcji podatek”. Wypadły one pomyślnie, ale zaznaczyć należy, że były realizowane przy wykorzystaniu papierowych zwrotek ZPO, ponieważ tylko taka opcja była dostępna w Urzędzie Miasta Poznania.  
Szczególna atrakcyjność złożonej obecnie oferty Poczty Polskiej na usługę hybrydową „akcji podatek” dotyczyła wykorzystania Elektronicznych Potwierdzeń Odbioru. EPO to teleinformatyczne rozwiązanie zastępujące tradycyjny druk papierowego zwrotnego potwierdzenia odbioru (ZPO), polegające na przekazaniu nadawcy w czasie rzeczywistym informacji o stanie realizacji doręczenia przesyłki wyłącznie elektronicznie. Wykorzystanie EPO pozwala nie tylko w czasie rzeczywistym zapoznać się z informacjami o statusie przesyłki, ale także zwalnia z obowiązku m.in. rejestrowania dziesiątek tysięcy powracających zwrotek. Pozwala to nie tylko oszczędzić środki na zakup papierowych zwrotek, ale także zdejmuje z pracowników obowiązek ich wypełniania i przyklejania. Dodatkowo EPO pozwoli na automatyzację dat doręczenia korespondencji w systemie informatycznym obsługującym moduł „podatki”, co umożliwi podjęcie szybszych kroków windykacyjnych zmierzających do zabezpieczenia należności Miasta Poznania. Wykorzystanie usługi hybrydowej z EPO zwolniłoby także pracowników, np. Wydziału Podatków i Opłat m.in. z obowiązku obsługi list podpisowych dostarczonych przez urzędowych doręczycieli (wprowadzanie potwierdzeń odbioru do systemu informatycznego obsługującego moduł „podatki”), rejestrowania zwrotnych potwierdzeń odbioru, listów zwróconych, wyszukiwania potwierdzeń odbioru dla podatników kwestionujących poprawność doręczenia decyzji.
Uruchomienie po stronie Urzędu modułu KSAT, umożliwiającego wysyłkę decyzji o wymiarze podatku od nieruchomości przy wykorzystaniu elektronicznego potwierdzenia odbioru zapowiadano na początek grudnia br. Na wszelki wypadek, nie mając całkowitej pewności, że stanie się to w tym terminie, należało zapewnić Miastu alternatywę, dzięki której decyzje z wymiarem podatku byłyby doręczone niezależnie od wyboru opcji. Dlatego też ogłoszenie o naborze wynikało z przezorności i należytego dbania o dochody Miasta. 
Dla wielu pracowników Urzędu zainteresowanych pracą przy „akcji podatek” decyzja o rezygnacji z dotychczasowego modelu dystrybucji mogła być rozczarowująca, ale podstawowym zadaniem wydziałów Urzędu Miasta Poznania jest realizacja nałożonych zadań przy wykorzystaniu optymalnych rozwiązań. W ogłoszeniu o naborze nie znalazła się wzmianka o jego warunkowości związanej z pracami nad przystosowaniem rozwiązań teleinformatycznych systemu „KSAT Podatki” do systemów Poczty Polskiej, co być może powinno mieć miejsce. 
Oferta Poczty Polskiej opiewa na 1 417 000 zł (w tym cena za samo nadanie listu to 6,11 zł, a nie 9.80 zł, jak to wynika z obecnie obowiązującego w UMP cennika), co globalnie daje różnicę niecałych 100 000 zł w stosunku do dostarczania decyzji w trybie z lat poprzednich (wówczas UMP ponosił koszty obsługi akcji, wynagrodzenie dla doręczycieli, wysyłki niedostarczonych przez nich listów). Jeżeli doliczymy do tego m.in. koszty mediów, koszty osobowe pracowników wydziałów zaangażowanych w realizację „akcji podatek” oraz wykorzystanie zaoszczędzonego czasu (do tej pory przeznaczonego do obsługi akcji) na skupieniu się na wykonywaniu zadań bieżących, to okaże się, że kwoty się niemal równoważą. Co więcej, Wydział Podatków i Opłat dzięki niezaangażowaniu swoich pracowników w „akcję podatek”, będzie realizował zadania związane z realizacją dochodów Miasta Poznania, co przyspieszy pozyskanie dodatkowo, według informacji tego Wydziału, blisko 800 000 zł w skali roku. Ma to szczególne znaczenie przy obecnym stanie budżetu.
Rozwiązania związane z elektronizacją dostarczanej korespondencji (także doręczeniami w trybie hybrydowym) są obecnie priorytetem dla wielu jednostek samorządowych. Każda możliwość skorzystania z oferty wyznaczonego ustawą do elektronizacji doręczeń operatora pocztowego - Poczty Polskiej - jest więc cenna i przydatna. Warto wspomnieć, że z usługi poczty hybrydowej przy wysyłce decyzji z wymiarem podatku korzystają również inne miasta (np. Kraków, Łódź, Opole). 
							          Z wyrazami szacunku
SEKRETARZ MIASTA POZNANIA
(-) Stanisław Tamm

Do wiadomości:
Przewodniczący Rady Miasta