Pan
Łukasz Kapustka
Radny Miasta Poznania
*29122200045*
Nr rej.: 29122200045
Dyrektor Wydziału …

*29122200045*
Nr rej.: 29122200045
Dyrektor Wydziału …
*29122200045*
Nr rej.: 29122200045
Dyrektor Wydziału …

Poznań, 02.01.2023 r.
Znak sprawy: Or-II.0003.1.244.2022
Nr rej.: 020123-686

Szanowny Panie Radny,
odpowiadając na otrzymaną za pośrednictwem Przewodniczącego Rady Miasta Poznania pismem z dnia 19 grudnia 2022 r. i przekazaną mi przez Prezydenta Miasta Poznania do rozpatrzenia interpelację Pana Radnego w sprawie zakupu komputerów przez placówki oświatowe na cele sprawozdawczości, uprzejmie informuję:
Ad. 1) „Z czego wynika konieczność zakupu specjalnych, dedykowanych tzw. sprawozdawczości komputerów przez placówki oświatowe?”
Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej wprowadzono obowiązek przekazywania do zarządu jednostki samorządu terytorialnego sprawozdań budżetowych w formie dokumentu elektronicznego. Zgodnie z § 20 obowiązek przekazywania sprawozdań budżetowych w formie dokumentu elektronicznego przez kierowników jednostek dotyczy sprawozdań sporządzonych za okresy sprawozdawcze rozpoczynające się od 1 stycznia 2023 r. oraz wybranych sprawozdań za IV kwartał 2022 r. i rocznych sprawozdań Rb-27S i Rb-28S za rok 2022. Sprawozdania w formie dokumentu elektronicznego opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym główny księgowy (skarbnik) i kierownik jednostki. 
W związku z tym, Urząd Miasta Poznania został zobligowany do wprowadzenia optymalnych rozwiązań technicznych i informatycznych, celem zapewnienia przekazu elektronicznych sprawozdań przez wszystkie podległe Miastu jednostki organizacyjne (znaczną część stanowią placówki oświatowe), jak również umożliwienia sprawnego sporządzania zbiorczych sprawozdań przekazywanych przez Miasto do Regionalnej Izby Obrachunkowej, Urzędu Wojewódzkiego i Ministerstwa Finansów.  
Ze względu na bezpieczeństwo i istotę projektu, przyjęto zasadę powszechnie stosowaną przy dużych, centralnie zarządzanych projektach informatycznych, tj. przeznaczonego tylko do tego celu i jednorodnego sprzętu komputerowego. Rozwiązanie takie gwarantuje odpowiednie bezpieczeństwo przetwarzania danych (m.in. poprzez wyeliminowanie możliwości instalacji/deinstalacji jakiegokolwiek oprogramowania przez bezpośrednich użytkowników sprzętu) oraz umożliwia sprawniejszą pomoc techniczną ze strony Wydziału Informatyki UMP. 
Ad. 2) „Dlaczego do tzw. sprawozdawczości nie mogą być wykorzystywane komputery już posiadane przez placówki oświatowe?”
Placówki oświatowe mogą wykorzystywać obecnie posiadany sprzęt pod warunkiem, że spełnia on wymagania opracowanej specyfikacji oraz, że zostanie on przeznaczony do pełnienia wyłącznie funkcji sprawozdawczych. Tym samym placówki zostaną pozbawione możliwości wykorzystywania tego sprzętu do innych celów, do których były wykorzystywane do tej pory (w tym możliwości samodzielnej instalacji/deinstalacji oprogramowania).
Ad. 3) „Kto (jaka firma) opracował specyfikację komputerów, jaka ma być spełniona przy zakupie nowych komputerów?”
Specyfikację komputerów opracował Wydział Informatyki UMP, biorąc pod uwagę poniższe aspekty:
•	konieczność                                                              zapewnienia ich płynnej pracy przez okres minimum 5 lat,
•	możliwość efektywnego korzystania z komputera niezależnie od jego lokalizacji poprzez wykorzystanie modemu LTE, pozwalającego na uniezależnienie się od zagadnień związanych z infrastrukturą sieciową, która w każdej placówce oświatowej jest inna,
•	konieczność zapewnienia wsparcia dla użytkowników komputerów przez pracowników Wydziału Informatyki UMP przy ograniczonych zasobach kadrowych,
•	stopniowe uruchamianie w placówkach oświatowych kolejnych, jednolitych w skali Miasta, rozwiązań informatycznych.
Ad. 4) „Jaką dokładnie kwotę zabezpieczono w budżecie na zakup komputerów na cele tzw. sprawozdawczości?”
Zapotrzebowanie na środki finansowe na zakup komputera w wymaganej specyfikacji zgłosiło 126 placówek oświatowych (z wyłączeniem przedszkoli). Przyjęta kwota dofinasowania to 6 000,00 zł na jeden komputer. W budżecie na ten cel zabezpieczono kwotę 756 000,00 zł.
Ad. 5) „Według jakiego kluczu dobrano placówki, które mają zakupić komputery?”
Z możliwości zakupu komputera wyłączono przedszkola, z uwagi na fakt przejęcia obsługi księgowej od 1 kwietnia 2023 r. (pierwotnie planowano przejęcie z dniem 1 stycznia 2023 r.) części przedszkoli przez CUWJO oraz kolejnej części z dniem 1 lipca 2023 r. Przedszkola miały do wyboru trzy możliwości wsparcia procesu przekazywania elektronicznych sprawozdań:
•	wykorzystanie sprzętu komputerowego znajdującego się w zasobach własnych, o wymaganych parametrach, lub zakup z własnych środków sprzętu, który następnie zostanie przekazany do Wydziału Informatyki w celu zainstalowania niezbędnego oprogramowania i udzielenia dostępów;
•	użyczenie od Urzędu Miasta sprzętu komputerowego do czasu przejęcia obsługi przez CUWJO;
•	bezpośrednio za pomocą sprzętu i oprogramowania udostępnionego w salach budynku przy ul. Za Bramką 1 w Poznaniu do czasu przejęcia obsługi przez CUWJO.
Z uwagi na planowany przynajmniej 5-letni okres używania komputera, pozostałym placówkom oświatowym zaproponowano, w przypadku braku takiego sprzętu we własnych zasobach, braku możliwości jego zagospodarowania na cele sprawozdawczości, lub braku środków na jego zakup, wsparcie finansowe na ten cel. 
Ad. 6) „Czy prawdą jest, że zakupiony komputer na tzw. cele sprawozdawczości mają służyć tylko temu jednemu celowi i w pozostałe dni w miesiącu mają być nieużywane do innych celów?” 
Ze względu na bezpieczeństwo przesyłania danych w sieci internetowej/zdalnej, jak również ochronę dostępu i bezpieczeństwa pracy w sieci miejskiej, sprzęt pozbawiony będzie funkcji instalowania innego oprogramowania, co może wpłynąć na ograniczony zasięg wykorzystania do innych celów. Nie wyłącza to jednak z możliwości użytkowania na przykład pakietu Office. 
Z uwagi na wprowadzanie dalszych przepisów obligujących podmioty do elektronizacji procesów, komputery zostaną wykorzystane również do elektronizacji fakturowania tzw. KSeF, który wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2024 r., elektronicznego przekazywania dokumentów związanych z tzw. jednolitym Plikiem Kontrolnym VAT (JPK), jak i również obsługi wyborów państwowych czy samorządowych.
Ad. 7) „Na czym polega tzw. sprawozdawczość, która jest powodem zakupu nowych komputerów przez placówki oświatowe? Jakie czynności mają być wykonywane przez pracowników szkoły na tych komputerach? Z czego wynika konieczność wykonywania tych czynności?” 
Poza informacjami wskazanymi w odpowiedzi na pierwsze pytanie Pana Radnego, należy zaznaczyć, że placówki oświatowe pracują w programie PROGMAN, natomiast księgowość Urzędu Miasta Poznania obsługiwana jest przez program KSAT, który jest wykorzystywany tylko przez niektóre jednostki miejskie. Pozostałe jednostki czy zakłady budżetowe posiadają swoje własne programy księgowe. Scalenie i zsynchronizowanie wszystkich środowisk informatycznych w celu ostatecznego elektronicznego przekazania sprawozdawczości zbiorczej za całe Miasto, w tym przesyłania bardzo dużej liczby danych, weryfikacji złożonych podpisów elektronicznych, jak również współdziałania wydzielonej sieci miejskiej, wymusiło wypracowanie optymalnych rozwiązań, by zmniejszyć czasochłonność wymienionych procesów. 
Działania podejmowane przez poszczególne placówki oświatowe mają odzwierciedlenie w ewidencji dokumentów w systemie księgowym. Z systemów księgowych (w oświacie PROGMAN) sporządzane są na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów sprawozdania. Z uwagi na obowiązek sporządzania sprawozdań wyłącznie w formie elektronicznej, zaistniała konieczność wygenerowania i elektronicznego przekazania sprawozdań do systemu obsługiwanego przez Urząd Miasta Poznania - KSAT, działający ze względów bezpieczeństwa wyłącznie w sieci intranetowej, z którego obligatoryjnie sporządza się zbiorcze sprawozdania za wszystkie podległe jednostki (nie tylko oświatowe). Obecnie prowadzone są rozmowy zarówno z autorami oprogramowania PROGMAN, jak i autorami systemu KSAT, w celu takiej synchronizacji procesu, by finalnie możliwe było sporządzenie łącznej elektronicznej sprawozdawczości za Miasto Poznań.
Ad. 8) „Proszę o przedstawienie zestawienia w jakich firmach i za jaką kwotę zakupiono komputery dla poszczególnych placówek do celów tzw. sprawozdawczości.” 
Dla placówek oświatowych, poza przedszkolami, zabezpieczenie środków w budżecie nastąpiło na sesji rady Miasta w dniu 6 grudnia br., a termin na dostarczenie sprzętu do Wydziału Informatyki w celu zainstalowania oprogramowania i udzielenia odpowiednich dostępów wyznaczono na 31 grudnia 2022 r. Z uwagi na wskazane terminy, nie jest obecnie możliwe uzyskanie pełnych danych, z jakich firm i za jaką kwotę poszczególne placówki oświatowe zakupiły sprzęt komputerowy.
W kontekście wyposażenia przedszkoli w sprzęt komputerowy poprzez użyczenie od Miasta Poznania, Wydział Informatyki podpisał umowę z firmą NetLand Computers z Kalisza na czasowe (4 miesiące) wypożyczenie 100 laptopów za kwotę 59.040,00 zł brutto.
Wypożyczony sprzęt pozwoli na obsługę działań sprawozdawczych w: 
•	przedszkolach,
•	przygotowywanych salach wsparcia (25 stanowisk w lokalizacji UMP przy ul. Za Bramką),
•	miejskich jednostkach organizacyjnych, które nie zdążą dokonać zakupu. 

Z wyrazami szacunku
SKARBNIK MIASTA POZNANIA
(-) Piotr Husejko

Do wiadomości:
Przewodniczący Rady Miasta