Poznań, 20.12.2024 roku
Znak sprawy: Or-II.0003.1.313.2024
Nr rej.: 20122400582
Państwo
Dorota Bonk-Hammermeister
Tomasz Lewandowski
Łukasz Kapustka
Halina Owsianna
Przemysław Plewiński
Adam Szabelski
– Radni Miasta Poznania
Szanowni Państwo Radni,
odpowiadając na otrzymaną za pośrednictwem Przewodniczącego Rady Miasta Poznania pismem z 12 grudnia 2024 r. i przekazaną mi przez Prezydenta Miasta Poznania do rozpatrzenia interpelację Państwa Radnych w sprawie modułu KSAT Centralny Rejestr Umów w placówkach oświatowych, uprzejmie informuję:
Pyt. 1.: „Jaki jest cel wdrożenia w/w modułu?” 
Na Miasto jako gminę nałożone zostały obowiązki m.in. w zakresie:
•	obligatoryjnego wdrożenia Krajowego System e-Faktur (KSeF) jako oficjalnej rządowej platformy służącej do wystawiania, otrzymywania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych od 1 lutego 2026 r. (ustawa o podatku od towarów i usług),
•	wdrożenia państwowego Centralnego Rejestru Umów jednostek sektora finansów publicznych od 1 stycznia 2026 r. (art. 34a ustawy o finansach publicznych),
•	centralizacji obsługi jednolitych plików kontrolnych w zakresie podatku VAT,
•	centralizacji zadań w zakresie sprawozdawczości budżetowej i pozabudżetowej.
Z tego powodu konieczne było ujednolicenie informatycznej obsługi procesów finansowo-księgowych. Różnorodność systemów informatycznych używanych w miejskich jednostkach organizacyjnych tworzy wiele problemów techniczno-informatycznych przy wdrażaniu zmian prawnych. Ujednolicenie systemów wyeliminuje część tych problemów oraz pozwoli na wzmocnienie i ustandaryzowanie procesów i procedur obowiązujących w Mieście. Jednym z etapów tych działań jest wdrożenie systemu finansowo-księgowego KSAT w Centrum Usług Wspólnych Jednostek Oświaty (CUWJO), który aktualnie obsługuje 110 jednostek oświatowych, w tym przedszkola. 
Oprogramowanie, które planuje się wdrożyć od 1 stycznia 2025 r., ma charakter uniwersalny – tzn. dostosowane jest do obsługi samorządowych jednostek budżetowych, w tym m.in. do obsługi przedszkoli. Dostępne w nim funkcjonalności wspierają procesy wykonywane przez każdy typ jednostki, niezależnie od specyfiki jej działalności (np. przy obowiązku dokonywania wstępnej kontroli, który dotyczy wszystkich jednostek sektora finansów publicznych). 
W związku z tym, że od momentu przejęcia przez CUWJO obsługi finansowej (m.in. przedszkoli), rolę głównego księgowego przedszkoli pełni główny księgowy CUWJO, podjęto decyzję, aby ten obszar działalności jednostek ujednolicić, wyposażając je w odpowiednie narzędzia, celem zapewnienia realizacji procesu kontroli wstępnej zgodnie z przepisami. Rolę taką ma pełnić moduł Centralnego Rejestru Umów systemu KSAT. Wdrożenie tego modułu ma wzmocnić wykonywanie obowiązku kontroli wstępnej wraz z jego dokumentowaniem, m.in. na potrzeby czynności kontrolnych. Dodatkowo moduł KSAT CRU usprawni wykonywanie przez CUWJO, w ramach obsługi finansowej w KSAT, obowiązków z zakresu sprawozdawczości budżetowej oraz związanych z dokonywaniem płatności. Znaczenie mają także przyjęte regulacje ustawowe dotyczące KSeF oraz państwowego Centralnego Rejestru Umów, nakładające określone obowiązki na kierowników jednostek, w tym przedszkola. Używane dotychczas oprogramowanie nie dysponuje obecnie takimi funkcjonalnościami.
Pyt. 2.: „Z którego roku pochodzi aplikacja KSAT?” 
KSAT jest potoczną nazwą Zintegrowanego Systemu Informatycznego Wspomagającego Zarządzanie Miastem, stworzonego przez Centralny Ośrodek Informatyki Górnictwa COIG S.A. System został wybrany w ramach postępowania przetargowego, a umowa na jego wdrożenie została podpisana w grudniu 1997 r. KSAT składa się z wielu powiązanych ze sobą elementów (tzw. modułów) i jest sukcesywnie rozbudowywany o kolejne (np. moduł CRU – czyli Centralny Rejestr Umów). Dlatego poszczególne moduły KSAT mogą pochodzić z różnych lat – pierwsza wersja modułu CRU została wdrożona w Urzędzie Miasta Poznania w 2014 r., a jej zmodyfikowana postać, wprowadzana w placówkach oświatowych, została zrealizowana w 2024 r.
Pyt. 3.: „Jakie musi spełniać wymagania techniczne komputer, aby w placówce można było zainstalować KSATa?” 
Minimalne wymagania techniczne (dla komputera przenośnego) są następujące:
•	procesor Intel Core i5 13. gen.,
•	pamięć RAM 16 GB,
•	dysk SSD 480 GB, 
•	karta sieciowa Ethernet 100/1000 Mb/s, wbudowane złącze RJ45,
•	wyświetlacz 14” FullHD LED (1920 x 1080),
•	karta grafiki, rozdzielczość 1920x1080,
•	klawiatura US pełnowymiarowa z wskaźnikiem typu TouchPad lub Trackpoint,
•	karta dźwiękowa + wbudowane 2 głośniki, mikrofon, kamera HD 720p,
•	2 porty USB v.3.x (w tym min. 1 typu C), 
•	Bluetooth v.5.0, Wi-Fi 6 (802.11ax),
•	wewnętrzny modem LTE z obsługą 3G,
•	wyjście słuchawkowe, wejście mikrofonu lub 1 gniazdo typu combo słuchawka/mikrofon,
•	zasilacz 220V,
•	system operacyjny Microsoft Windows 11 Professional PL
•	system antywirusowy ESET Internet Security,
•	mysz.
Pyt. 4.: „Czy prawdą jest to co zgłaszają dyrektorzy przedszkoli, że w placówkach pojawi się komputer dedykowany aplikacji KSAT (wypożyczony sprzęt)? Jeżeli tak, to z jakiej firmy będą wypożyczone komputery i za jaką kwotę (łącznie dla wszystkich placówek)?” 
110 placówek oświatowych otrzyma komputer do obsługi aplikacji KSAT. Zostały one wypożyczone od firmy Netland Computers Sp. z o.o., którą wybrano w ramach przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zapytania ofertowego. Koszt wypożyczenia (łącznie dla wszystkich placówek) na okres 7 miesięcy wynosi 132.594,00 zł brutto.
Pyt. 5.: „Jaki jest łączny koszt wdrożenia modułu CRU KSAT w placówkach?” 
Lp.	Składnik wdrożenia	Koszt brutto [zł]	
1.	Koszt modyfikacji modułu CRU pozwalającej na docelowe wdrożenie go we wszystkich miejskich jednostkach organizacyjnych (w tym placówkach oświatowych oraz CUWJO)	161 385,58	
2.	Koszt wypożyczenia 110 komputerów przenośnych	132 594,00	
3.	Koszt wypożyczenia 110 kart SIM z odpowiednim pakietem transmisji danych	9 471,00	
4	Planowany koszt szkoleń (w wymiarze 24 godzin) – wymiar może ulec zwiększeniu w miarę potrzeb	3 936,23	
RAZEM	307 386,81	
Pyt. 6.: „Jaka firma odpowiedzialna jest za wdrażanie w/w modułu?” 
Za wykonanie i wdrożenie modułu CRU odpowiada autor systemu KSAT, czyli firma COIG S.A. Ze strony Miasta Poznania wdrożenie koordynuje zespół, w skład którego wchodzą Wydział Finansowy, CUWJO, Wydział Informatyki, Wydział Oświaty, Biuro Kontroli, Biuro Cyfryzacji i Cyberbezpieczeństwa.
Pyt. 7.: „Dlaczego z aplikacji KSAT w placówkach nie można korzystać na posiadanych przez placówki komputerów?” 
Ze względu na bezpieczeństwo i istotę projektu, przyjęto zasadę powszechnie stosowaną przy dużych, centralnie zarządzanych projektach informatycznych (np. System Rejestrów Państwowych „Źródło”, Centralna Ewidencja Pojazdów i Kierowców „CEPIK” Ministerstwa Cyfryzacji), tj. przeznaczonego i takiego samego sprzętu komputerowego do jego obsługi. Rozwiązanie takie gwarantuje odpowiednie bezpieczeństwo przetwarzanych danych, m.in. poprzez wyeliminowanie możliwości instalacji/usuwania jakiegokolwiek oprogramowania przez bezpośrednich użytkowników sprzętu oraz ułatwia udzielenie im wsparcia technicznego przy ograniczonych zasobach kadrowych Wydziału Informatyki. 
Należy podkreślić, że według posiadanej przez Wydział Informatyki wiedzy, obecnie nie istnieje kompleksowe opracowanie opisujące, choćby pobieżnie, infrastrukturę informatyczną miejskich jednostek oświatowych. W związku z tym nie wiadomo, jaką gwarantuje ona wydajność i poziom bezpieczeństwa dla przetwarzanych danych. W tym kontekście zdecydowanie bardziej bezpiecznym rozwiązaniem jest wykorzystanie do obsługi KSAT odpowiednio zabezpieczonego, przeznaczonego stanowiska komputerowego, niż wykorzystanie już istniejącego sprzętu, zapewniającego nieznany poziom bezpieczeństwa dla przetwarzanych danych.
Pyt. 8.: „Kto w przedszkolach będzie odpowiedzialny za obsługę aplikacji KSAT?” 
Za realizację zadań w zakresie obsługi modułu KSAT CRU odpowiedzialny będzie kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona. 
Pyt. 9.: „Czy zamiar wprowadzenia aplikacji KSAT CRU był wcześniej konsultowany z dyrektorami placówek? Jaki był efekt tych konsultacji?” 
Szczegóły wdrożenia m.in. modułu KSAT CRU omawiane były w ramach zespołu roboczego, w skład którego wchodzą przedstawiciele CUWJO, Wydziału Oświaty, Wydziału Finansowego, Biura Kontroli oraz Wydziału Informatyki UMP. Podkreślić należy, że udział przedstawicieli Wydziału Oświaty oraz CUWJO zapewnił wiedzę dotyczącą specyfiki funkcjonowania placówek oświatowych, w tym przedszkoli. 
Z wyrazami szacunku
SKARBNIK MIASTA POZNANIA
(-) Piotr Husejko
Do wiadomości:
Przewodniczący Rady Miasta