Poznań, 19.03.2025 roku
Znak sprawy: Or-II.0003.1.66.2025
Nr rej.: 19032503642
Pan
Zbigniew Czerwiński
Radny Miasta Poznania
Szanowny Panie Radny,
odpowiadając na otrzymaną za pośrednictwem Przewodniczącego Rady Miasta Poznania pismem z 11 marca 2025 r. i przekazaną mi przez Prezydenta Miasta Poznania do rozpatrzenia interpelację Pana Radnego w sprawie nieprawidłowego funkcjonowania Zarządu Osiedla Stare Miasto w roku 2024, uprzejmie informuję:
Odnośnie kwestii uchwalenia projektu planu wydatków wyjaśniam, że zgodnie ze statutem Osiedla Stare Miasto zadaniem Zarządu jest przygotowywanie projektu planu wydatków (§ 28 ust. 3 pkt 3 uchwały Rady Miasta Poznania Nr LXXXVII/1652/VIII/2023 z 30 czerwca 2023 r. w sprawie uchwalenia statutu Osiedla Stare Miasto). O jego ostatecznym kształcie zawsze decyduje Rada Osiedla, ponieważ do jej wyłącznej kompetencji należy uchwalanie projektu planu wydatków i wnioskowanie o ujęcie w budżecie Miasta zadań dotyczących obszaru Osiedla (§ 11 ust. 5 pkt 2 statutu Osiedla Stare Miasto). Projekt planu wydatków Osiedla Stare Miasto na rok 2024 został przyjęty uchwałą Nr XLIX/498/III/2023 Rady Osiedla z 27 lipca 2023 r., natomiast projekt planu na okres pięcioletni 2025-2029 uchwałą Nr IV/26/IV/2024 Rady Osiedla z 22 sierpnia 2024 r. 
Podkreślam przy tym, że Rada Osiedla uchwala jedynie projekt planu wydatków – o przyjęciu poszczególnych zadań do realizacji decydują dyrektorzy lub kierownicy właściwych merytorycznie wydziałów i miejskich jednostek organizacyjnych. Środki na zadania posiadające akceptację miejskiej jednostki organizacyjnej lub wydziału, przekazane im do realizacji, ujmowane są w projektach planów finansowych tych jednostek, a po uchwaleniu budżetu Miasta – w ich planach finansowych.
Nie sposób jednak uznać, że Centrum Kultury Zamek wykonuje „obsługę księgowo-formalną na rzecz Osiedla”. Jako jednostka merytoryczna, przyjmując do realizacji zadanie ze środków naliczonych dla osiedla, staje się jego faktycznym wykonawcą i przejmuje na siebie ciężar i obowiązki wynikające z tego tytułu. W tym miejscu należy zwrócić uwagę, że jednostki pomocnicze gmin nie posiadają odrębnej osobowości prawnej. W związku z tym ich organy nie mają uprawnień m.in. do zaciągania zobowiązań finansowych.
Odnosząc się do protokołu uzgodnień zawartego między Osiedlem a CK Zamek wyjaśniam, że tę kwestię reguluje odrębne zarządzenie (§ 5 ust.1 pkt 1 zarządzenia Nr 25/2024/K Prezydenta Miasta Poznania z 29 maja 2024 r. w sprawie zasięgania opinii oraz współdziałania wydziałów Urzędu Miasta Poznania i miejskich jednostek organizacyjnych z jednostkami pomocniczymi miasta – osiedlami). Jego adresatem są dyrektorzy wydziałów i kierownicy miejskich jednostek organizacyjnych – nie wiąże ono organów osiedli.
Kwestia podpisywania protokołów uzgodnień nie jest uregulowana przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa. Statut Osiedla Stare Miasto (§ 32 ust. 1) uprawnia Przewodniczącego Zarządu do kierowania bieżącymi sprawami Osiedla oraz do reprezentowania go na zewnątrz. Oznacza to, że Przewodniczący może podejmować decyzje dotyczące codziennych spraw oraz występować w imieniu Osiedla w kontaktach zewnętrznych.
Protokół uzgodnień w istocie dotyczy technicznych kwestii, które nie wymagają formalnej uchwały Zarządu Osiedla, w związku z czym przytoczony paragraf statutu Osiedla stanowi podstawę do jego samodzielnego podpisywania przez Przewodniczącego Zarządu. Statut Osiedla nie wprowadza w tym przypadku żadnych dodatkowych wymagań dotyczących podpisywania protokołów przez inne osoby z Zarządu w określonych sytuacjach.
Ponadto przepisy prawa, w tym m.in. ustawa o samorządzie gminnym, jak również statut Osiedla Stare Miasto określają sytuacje, w których wymagana jest uprzednia uchwała podjęta przez Zarząd Osiedla. Obejmują one zwykle ważniejsze decyzje mające wpływ na funkcjonowanie Osiedla lub wymagające zgody wszystkich członków Zarządu Osiedla. Takich kwestii nie obejmuje protokół uzgodnień ustalający zasady realizacji określonego zadania. 
Przyjęcie odrębnej interpretacji, w myśl której wszystkie czynności podejmowane przez przewodniczącego zarządu wymagałyby zatwierdzenia przez zarząd, albo wręcz podjęcia uchwały, wprowadziłoby nadmierny formalizm działania organu wykonawczego osiedla, w sposób wykraczający poza funkcjonowanie organów samorządu terytorialnego o podobnej strukturze (dla przykładu starosta powiatu również reprezentuje powiat na zewnątrz, posiada szereg uprawnień, które może wykonywać w związku ze sprawowaną funkcją).
Odnosząc się do wniosku o przeprowadzenie szczegółowej kontroli funkcjonowania Zarządu Osiedla Stare Miasto wyjaśniam, że Wydział Wspierania Jednostek Pomocniczych Miasta, w imieniu Prezydenta, sprawuje ciągły nadzór nad działalnością organów osiedli (powszechnie przyjmuje się, że w ramach pojęcia nadzór zawiera się również kontrola). W związku z tym przeprowadzanie odrębnej kontroli nie jest konieczne. W razie jakichkolwiek wątpliwości dotyczących działalności jednostek pomocniczych przeprowadzona zostanie dogłębna analiza i w razie potrzeby podjęte zostaną odpowiednie działania. W przypadku bardziej złożonych problemów natury formalnoprawnej Wydział zwraca się do radców prawnych o wydanie opinii prawnej. 
Do radców prawnych zwracano się m.in. w kwestiach funkcjonowania zarządów osiedli podniesionych przez Komisję Samorządowej Rady Miasta Poznania na posiedzeniu 10 lutego 2025 r. Na prośbę Przewodniczącego Komisji Wydział skierował do przewodniczących zarządów pismo dotyczące trybu ich pracy w kontekście zapisów statutów osiedli. Wystąpiono także o opinią prawną, aby rozwiać wątpliwości co do sposobu w jaki zarząd osiedla powinien przyjmować projekty uchwał rady osiedla. Wskazała ona, że w świetle obowiązujących przepisów nie istnieje ograniczenie co do formy, w której obligatoryjnie należy zgłosić projekt uchwał autorstwa zarządu pod obrady rady. Nie musi on przyjmować formy uchwały zarządu osiedla, jednakże powinien zostać przyjęty na posiedzeniu do protokołu w drodze głosowania. O wnioskach płynących z opinii prawnej powiadomiona zostanie Komisja Samorządowa oraz zarządy osiedli.
W odpowiedzi na wpływające interwencje dotyczące zbadania prawidłowości uchwał Rady Osiedla Stare Miasto, które przedkładane były Radzie jako projekty autorstwa Zarządu Osiedla bez uprzedniego przyjmowania tychże projektów uchwał na posiedzeniach Zarządu, Wydział czeka na wydanie opinii prawnej w tym zakresie, nie przesądzając o konieczności podjęcia działań nadzorczych względem przyjętych uchwał.
Wydział dokłada wszelkich starań, aby członkowie organów osiedli posiadali odpowiednią wiedzę dotyczącą zasad funkcjonowania jednostek pomocniczych. Na początku bieżącej kadencji zorganizowano szkolenie dla członków organów osiedli, podczas którego omówione zostały:
•	zasady obsługi organów osiedli, 
•	sprawy związane z finansowaniem i planowaniem zadań,
•	kwestie utrzymania i budowy dróg, organizacji ruchu, oświaty, zieleni miejskiej,
•	sprawy związane z nieruchomościami przekazanymi osiedlom do zarządzania i korzystania,
•	współpraca z organizacjami pozarządowymi. 
Ponadto każdy członek organu osiedla na początku kadencji otrzymał broszurę informacyjną dotyczącą obsługi jednostek pomocniczych oraz pakiet najważniejszych aktów prawnych dotyczących funkcjonowania osiedli.
Pracownicy Wydziału pozostają w stałym kontakcie z radnymi i służą pomocą w przypadku pojawiających się pytań, problemów lub wątpliwości. Wydział jest również zaangażowany w organizację szeregu spotkań osiedli z wydziałami i miejskimi jednostkami organizacyjnymi, w których również w razie potrzeby uczestniczy. Obsługuje także posiedzenia Zespołu Konsultacyjnego ds. jednostek pomocniczych miasta – osiedli, w którym uczestniczą przewodniczący zarządów osiedli. Tematy omawiane na posiedzeniach są każdorazowo ustalane z Prezydium Zespołu. Podczas ostatniego posiedzenia prezentowano tematy związane z opłatą adiacencką, funkcjonowaniem Systemu Informacji Przestrzennej oraz zgłaszaniem uwagi i wniosków do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego.
Z wyrazami szacunku
SEKRETARZ MIASTA POZNANIA
(-) Stanisław Tamm
Do wiadomości:
Przewodniczący Rady Miasta