Poznań, 05.05.2020 r.
Znak sprawy: Or-II.0003.1.129.2020

Pan
Łukasz Kapustka 
Radny Miasta Poznania

Nr rej.: 050520-3199

Szanowny Panie Radny,

odpowiadając na otrzymaną za pośrednictwem Przewodniczącego Rady Miasta pismem z dnia 
21 kwietnia 2020 r. i przekazaną mi przez Prezydenta Miasta do rozpatrzenia interpelację Pana Radnego 
w sprawie stosowania kwalifikowanych podpisów elektronicznych, uprzejmie informuję:
Urząd Miasta Poznania jest przygotowany do obsługi przesyłek w postaci elektronicznej poprzez zapewnienie przede wszystkim obsługi elektronicznej skrzynki podawczej założonej na platformie 
e-PUAP. Skrzynka ta posiada pełną integrację z obowiązującym w urzędzie teleinformatycznym systemem obiegu dokumentacji  Mdok, przez co przesyłki docierające do podmiotu w postaci elektronicznej trafiają do osób prowadzących sprawy za pośrednictwem systemu w postaci elektronicznej. Ponadto, oprogramowanie współpracujące z ww. systemem zapewnia weryfikację zarówno kwalifikowanych podpisów elektronicznych, podpisów zaufanych e-PUAP jak i podpisów osobistych. Podstawowe zasady postępowania z dokumentem elektronicznym wewnątrz Urzędu zostały określone w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 18 styczna 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. 2011 Nr 14, poz. 67 zm.) oraz w przepisach wewnętrznych, między innymi w Zarządzeniu Nr 52/2019/K Prezydenta Miasta Poznania z dnia 16 grudnia 2019 r. 
w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Poznania.
Również przepisy o charakterze procesowym, takie jak kodeks postępowania administracyjnego czy też ordynacja podatkowa dopuszczają równorzędność postaci elektronicznej i tradycyjnej składanych do organu wniosków, obwarowując jednocześnie konieczność opatrzenia wniosku jednym z trzech wymienionych powyżej podpisów elektronicznych. 
Należy jednak zauważyć, że na ograniczenie możliwości wykorzystywania dokumentu elektronicznego w kontaktach z Urzędem mogą mieć wpływ wybrane przepisy prawa materialnego definiujące wprost konieczność złożenia podpisu odręcznego lub wprowadzające wymóg załączenia do wniosku elementów, które nie mogą być wygenerowane w postaci dokumentu elektronicznego bez utraty ich istotnych cech. Również w sytuacji  gdy organ  wskazany w przepisach do określenia wzoru formularza niezbędnego do złożenia np. wniosku nie opracował właściwego formularza w postaci elektronicznej 
i nie opublikował go w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych, o którym mowa w ustawie  z dnia 17 lutego 2005 r o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne ( tj. Dz.U. z 2020 r. poz. 346), nie ma możliwości przekazania wniosku do organu w postaci elektronicznej.  
Ponadto, odnosząc się do wskazanych w interpelacji przykładów wyjaśniam, że pisma wpływające do Wydziału Wspierania Jednostek Pomocniczych Miasta za pośrednictwem platformy ePUAP, podpisane przez nadawcę elektronicznie z wykorzystaniem e-podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego są  traktowane na równi z pismami podpisanymi odręcznie. 
W przypadku uchwał organów jednostek pomocniczych Miasta – osiedli informuję, że obecnie nie ma przepisów regulujących kwestię podpisywania aktów prawnych ustanowionych przez organy jednostek pomocniczych przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W związku z tym, podjęte na sesji rady osiedla czy posiedzeniu zarządu osiedla uchwały muszą zostać podpisane odręcznie i dostarczone w wersji papierowej do ww. Wydziału – osobiście lub drogą korespondencyjną. 
Jeżeli natomiast chodzi o pisma wychodzące od Rad Osiedli, które wymagają podpisania przez  Przewodniczącego Zarządu, to aktualnie analizowane jest zoptymalizowanie tego procesu aby zapewnić zgodność z funkcjonującym w Urzędzie Miasta Poznania systemem do rejestracji spraw 
i korespondencji przy wykorzystaniu rządowej platformy e-PUAP, kwalifikowanego podpisu elektronicznego, bądź innego rozwiązania zapewniającego jednocześnie wygodę i bezpieczeństwo.  
Odnosząc się natomiast do ofert składanych przez organizacje pozarządowe wyjaśniam, że zgodnie 
z Rekomendacjami dotyczącymi obsługi otwartych konkursów ofert i tzw. małych grantów wydanymi 6 kwietnia 
2020 r. przez Zespół ds. monitorowania zagrożeń związanych z koronawirusem SARS-CoV-2 na terenie miasta Poznania (kopia w załączeniu) organizacje pozarządowe przesyłają do Wydziału Zdrowia i Spraw Społecznych dokumenty (m.in. potwierdzenia złożenia ofert, sprawozdania, umowy, dokumenty księgowe) w formie skanów dokumentów, które zawierają niezbędne podpisy i pieczątki, co pozwala na prowadzenie sprawy w normalnym trybie. Wymagane jest, aby oryginały dokumentów zostały dostarczone do urzędu w późniejszym, bezpieczniejszym terminie, a podpisy na umowach uzupełnione (pkt 2c). U obecnej sytuacji nie rekomenduje się przesyłania dokumentów pocztą (pkt 4c). 
Również z uwagi na obecną sytuację oraz krótki termin ustawowy na wydanie decyzji zezwalającej na sprowadzenie zwłok lub szczątków ludzkich z obcego państwa, które będą pochowane na terenie Poznania, korespondencja między wnioskodawcą, Państwowym Powiatowym Inspektorem Sanitarnym 
a Urzędem odbywa się drogą elektroniczną. Zarówno wniosek jak i decyzja oraz inne dokumenty w tej sprawie przekazywane są w formie skanów oryginalnych dokumentów.
Ponadto, zgodnie z wytycznymi Skarbnika Miasta Poznania dopuszczone jest składnie faktur elektronicznych, opatrzonych podpisem elektronicznym. Informacja o takiej możliwości znajduje się na każdym zleceniu/zamówieniu/umowie.
Podsumowując, chciałbym zapewnić Pana Radnego, że Urząd na bieżąco usprawnia obieg korespondencji, czego efektem jest ciągły wzrost liczby obsługiwanych dokumentów elektronicznych 
i spraw załatwianych w tej formie.

								Z wyrazami szacunku
							SEKRETARZ MIASTA POZNANIA
								(-) Stanisław Tamm

	

					    

Do wiadomości:
Przewodniczący Rady Miasta