Poznań, 24  marca 2021 r.
Nr sprawy: Or-II.0003.1.67.2021
Nr rej.: 240321-1465

Pan 
Andrzej Rataj
Radny Miasta Poznania

Szanowny Panie Radny,
odpowiadając na otrzymaną za pośrednictwem Przewodniczącego Rady Miasta Poznania pismem 
z dnia 11 marca 2021 r. i przekazaną mi przez Prezydenta Miasta Poznania do rozpatrzenia interpelację Pana Radnego w sprawie materiałów archiwalnych Miasta Poznania, uprzejmie wyjaśniam:
Pyt. 1 „Jaka jest wielkość materiałów archiwalnych Miasta Poznania?”
Dokumentacja wytworzona i zgromadzona przez wydziały i biura Urzędu Miasta Poznania, na mocy przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, podlega ochronie prawnej, nadzorowi państwowej służby archiwalnej i dzieli się na akta o czasowych okresie przechowywania (niearchiwalna) oraz materiały archiwalne o znaczeniu historycznym, przekazywane po właściwym okresie przechowywania w podmiocie do Archiwum Państwowego 
w Poznaniu. Zgodnie z przepisami Instrukcji kancelaryjnej akta spraw zakończonych ze wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu po 2 latach przechowywania na stanowiskach pracy przekazywane są co roku do Archiwum Zakładowego Urzędu Miasta Poznania. Na zasób Archiwum Zakładowego składa się również dokumentacja niearchiwalna po zlikwidowanych samorządowych jednostkach organizacyjnych, które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był organ gminy. 
Miejskie jednostki organizacyjne na mocy wymienionej wyżej ustawy gromadzą i przechowują dokumentację, w tym materiały archiwalne w przypadku powołania jednostki pod nadzór Archiwum Państwowego w Poznaniu, we własnym zakresie, w ramach utworzonych w tych jednostkach składnic akt lub archiwum zakładowych.
Stan całego zasobu Archiwum Zakładowego Urzędu Miasta Poznania (na koniec 2020 r.), to około 6,5 km akt, w tym materiały archiwalne (akta kat. A) z lat 1950-2019 stanowiące ok. 1,55 km, oraz 5,9 km dokumentacji architektoniczno-budowlanej zgromadzonej w filii Archiwum Zakładowego.

Pyt. 2 „Czy materiały archiwalne Miasta Poznania są odpowiednio zabezpieczone zgodnie 
z aktualnymi standardami?”
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi Wydział Zamówień i Obsługi Urzędu przeprowadza co pół roku przeglądy systemów przeciw pożarowych. Ostatni przegląd został wykonany w lutym 2021 roku. Z przeglądu wynika, że systemy są w pełni sprawne, a sygnały alarmowe prawidłowo przekazywane do Stacji Monitorowania. Przeglądy instalacji elektrycznej wykonywane są co 5 lat. Pomiary i odbiory tych instalacji były wykonane w trakcie odbiorów końcowych dla całego budynku w 2018 r. Okresowy przegląd instalacji elektrycznej i odgromowej jest planowany na 2023 r.
Odpowiednie zabezpieczenie materiałów archiwalnych zgodnie z obowiązującymi standardami  można rozumieć bardzo szeroko. Przepisy prawa archiwalnego określone w ustawie oraz obowiązującej Instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej (rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów 
z 18.01.2011 r.) wytyczają standardy postępowania z dokumentacją papierową lub elektroniczną, począwszy od wpłynięcia do podmiotu, opisu i ewidencjonowania korespondencji i spraw, porządkowania akt spraw zakończonych w celach archiwizacji, a następnie jej właściwego przechowywania, w tym określają warunki lokalowe dla biura i magazynów archiwum i samego budynku wraz z jego zabezpieczeniem, zasady udostępniania, brakowania akt i przekazywania do Archiwum Państwowego, w taki sposób, aby zapewnić łatwy i szybki dostęp do informacji oraz zminimalizować ryzyko utraty i zniszczenia unikalnego i niepowtarzalnego materiału, który powinien służyć na bieżąco dla celów praktycznych, w tym kontrolnych i dowodowych zainteresowanym podmiotom i mieszkańcom Miasta oraz przyszłym pokoleniom. 
Urząd Miasta Poznania spełnia te standardy, co zostało potwierdzone wynikami ostatniej kontroli Archiwum Państwowego w Poznaniu w dniach 2-6 grudnia 2019 r., której przedmiotem było postępowanie z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego 
i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w jednostce. Zgodnie z ustaleniami kontroli materiały archiwalne są gromadzone prawidłowo, tj. w oparciu o wykaz akt klasyfikowane 
i kwalifikowane, przekazywane w odpowiednich opakowaniach i właściwie uporządkowane, na podstawie opracowanego corocznie harmonogramu z wydziałów i biur do archiwum zakładowego, gdzie są dalej przechowywane w dobrych warunkach magazynowych i udostępniane, 
z zachowaniem zasad ochrony przed dostępem osób nieuprawnionych.
a)	Bieżąca ochrona zasobu – na poziomie komórek organizacyjnych UMP, system elektroniczny.
Kancelaria Urzędu rejestruje przesyłki przychodzące, skanując je pomocniczo oraz wstrzymując papierową korespondencję w składach chronologicznych stanowiących wyjątki EZD (elementy spraw prowadzonych elektronicznie), a wydziały i biura zakładają i prowadzą sprawy zgodnie 
z wykazem akt w systemie Mdok, który funkcjonuje od 2017 r. zarówno jako system wspomagający tradycyjny model postępowania z dokumentacją oraz stanowi system EZD do prowadzenia spraw wyłącznie elektronicznie. W lutym 2020 r. wprowadzono 17 klas z wykazu akt jako wyjątki EZD, 
w tym dokumentację stanowiącą materiały archiwalne (m.in. sprawy z zakresu wdrażania systemu zarządzania jakością, posiedzenia kierownictwa Urzędu, obsługi merytorycznej BIP, wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące gospodarowania zasobami przyrody, brakowania dokumentacji niearchiwalnej, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego).
b)	Przekazywanie akt z komórek organizacyjnych do archiwum.
Materiały archiwalne, tj. dokumentacja aktowa wytwarzana przez komórki organizacyjne w postaci tradycyjnej (papierowej), przekazywane są do archiwum zakładowego w sposób uporządkowany, 
z zachowaniem standardów opracowania tego rodzaju dokumentacji (m.in. z usunięciem metalowych części powodujących korozję papieru i numeracją stron) zgodnie z przepisami kancelaryjno-archiwalnymi, w opakowaniach z tektury bezkwasowej (teczki i pudła archiwizacyjne), na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych i przyjmowana do Archiwum Zakładowego po uprzednim zweryfikowaniu prawidłowości wykonania tych czynności. Proces archiwizacji akt 
w Urzędzie wspiera od 2003 r. aplikacja elektroniczna - moduł archiwum w dotychczas stosowanym systemie obiegu dokumentów Lotus Notes. Ponadto podstawowa ewidencja zasobu archiwalnego – wykaz spisów akt przyjętych do archiwum, prowadzona jest w sposób elektroniczny i zachowana na zabezpieczonym dysku sieciowym. Aktualnie trwają prace wdrożeniowe we współpracy 
z Wykonawcą oprogramowania przygotowujące uruchomienie aplikacji współpracującej 
z systemem klasy EZD, tj. systemem Mdok, która służyć będzie przejmowaniu akt spraw w postaci elektronicznej i papierowej z wydziałów i biur Urzędu  do zasobu archiwum i jej dalszego zarządzania.
c)	Zabezpieczanie materiałów archiwalnych w Archiwum Zakładowym.
Właściwą ochronę zgromadzonej w archiwum dokumentacji, w tym materiałów archiwalnych powinny zapewnić budynek i magazyny archiwum spełniające standardy określone 
w rozporządzeniu PRM z 18.01.2011 r. (Instrukcja archiwalna), określającym mi.in. normy wilgotności i temperatury wraz z wyposażeniem w regały, odpowiadające formatom akt i wielkości zasobu z gwarancją rezerwy na przyjmowanie nowych dopływów akt. Urząd Miasta Poznania borykał się przez wiele lat z problemem niewystarczającej powierzchni magazynowej 
i nieodpowiednich dla dokumentacji papierowej warunków przechowywania, mając do dyspozycji pomieszczenia piwniczne zlokalizowane w 4 budynkach UMP (pl. Kolegiacki 17, ul. Słowackiego 22, ul. Matejki 50 i ul. Libelta 16/20). W celu poprawienia sytuacji Archiwum Zakładowego i spełnienia wymogów określonych w 2011 r. w przywołanym wyżej rozporządzeniu, zabezpieczenia zbiorów 
i ich obsługi, Miasto poszukiwało od 2012 r. miejsca na nową centralną siedzibę. Wykorzystując pozyskane fundusze unijne i środki własne udało się ostatecznie zaadaptować na ten cel budynki warsztatowe Zespołu Szkół Mechanicznych przy ul. Świerkowej 10., po przeprowadzeniu gruntownej modernizacji obiektów warsztatowo-szkolnych w latach 2017-2018. Korzyścią tejże inwestycji nadzorowanej była nie tylko nowa siedziba Archiwum z zapleczem socjalno-biurowym, ale również nowoczesne pomieszczenia dydaktyczno-administracyjne, wraz z salą gimnastyczną pozyskane przez Zespół Szkół Mechanicznych oraz otoczenie budynku (przebudowa dróg, mała architektura, zieleń). Podczas prac projektowych uwzględniono przepisy prawa powszechnie obowiązującego, jak również wzięto pod uwagę wskazówki Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych dla uczestników budowlanego procesu inwestycyjnego w stosunku do budynków archiwum wydane w 2017 r. Translokacja 6,5 km akt trwająca od stycznia do marca 2019 r. uwieńczona została uruchomieniem nowej siedziby 18 marca 2019 r. po przewiezieniu zasobu archiwalnego z wszystkich dotychczasowych lokalizacji archiwum, z wyjątkiem dokumentacji architektoniczno-budowlanej pozostawionej pod opieką pracowników Wydziału Urbanistyki 
i Architektury w formie utworzonej na mocy pisma okólnego nr 1/2019 Sekretarza Miasta Poznania filii Archiwum Zakładkowego. Archiwum Zakładowe w nowym obiekcie przy ul. Świerkowej 10 zyskało: 
•	17 km półek (regały przesuwne – w większości z napędem elektrycznym o wysokości 4,05 m i stacjonarne na hali magazynowej w 3 sekcjach oraz 404 mb. półek w magazynie podręcznym) w magazynach o powierzchni 1.271 m2, usytuowanych na poziomie budynku, 
•	pomieszczenia biurowe dla 7 etatowych pracowników oraz stażystów,
•	udogodnienia dla osób niepełnosprawnych,
•	dostęp do sieci komputerowej (miejska i Internet),
•	klimatyzację precyzyjną w magazynach archiwalnych utrzymującą stałą temperaturę 
i wilgotność (aktualnie na ukończeniu są prace modernizacyjne przywracające prawidłowe działanie) termohigrometry (automatyczny pomiar i rejestracja danych), 
•	zabezpieczenia budynku (szyby antywłamaniowe, system alarmowy, kontroli dostępu, p.poż., monitoring),
•	odrębną strefę obsługi klienta, pobór opłaty skarbowej za pomocą terminala płatniczego, 
z możliwością rejestracji przesyłek przychodzących w systemie obiegu dokumentów,
•	czytelnię akt,                                             
•	pracownię digitalizacji akt i profesjonalny skaner zapewniający anonimizację treści dokumentu,
•	magazyn depozytu dokumentów z wyborów,
•	podest samojezdny i drabiny do obsługi regałów wysokiego składowania,
•	rezerwę magazynową (ok. 10.000 mb półek).
Archiwum Zakładowe na bieżąco dba o stan fizyczny zgromadzonej dokumentacji. Regularnie zleca konserwację akt wymagających takich zabiegów (m.in. powojenne książki meldunkowe mieszkańców miasta Poznania z I połowy XX w.), w ramach przyznanych środków finansowych, wymienia zniszczone opakowania na spełniające parametry fizykochemiczne określone 
w przepisach prawa (ostatnio, w roku ubiegłym, dla dokumentacji list płac pracowników Urzędu 
z lat 70. - 90. XX w). W razie potrzeby współpracuje w tym zakresie z pracownią konserwacji akt Archiwum Państwowego w Poznaniu (doradztwo, ekspertyzy konserwatorskie).
W przypadku zauważonych usterek lub awarii dotyczących substancji budynku, urządzeń klimatyzacyjnych itp. zgłasza zdarzenia odpowiednim służbom w Wydziale Zamówień i Obsługi Urzędu do dalszej realizacji.
Udostępnianie akt, w tym materiałów archiwalnych odbywa się na rzecz komórek organizacyjnych UMP oraz we własnych zakresie uprawnionym podmiotom i klientom indywidualnym na miejscu 
w siedzibie Archiwum, w pokoju obsługi klienta i czytelni akt (pod obserwacją pracownika Archiwum) oddzielonej od strefy bezpiecznej, w której funkcjonują archiwiści oraz znajdują się magazyny archiwalne, bądź w formie kserokopii lub skanu dokumentacji, zabezpieczając tym samym oryginały akt przed ewentualnym zagubieniem. 
Pyt. 3 „Jaka część materiałów archiwalnych Miasta Poznania jest zarchiwizowana w postaci cyfrowej (elektronicznej)?”
Zarządzeniem nr  23/2016/K Prezydenta Miasta Poznania z dnia 13 czerwca 2016 r. powołano zespół zadaniowy ds. wprowadzenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją 
w Urzędzie Miasta Poznania.
Jednym z zadań zespołu jest uruchomienie aplikacji umożliwiającej archiwizację akt spraw powstających w postaci papierowej w komórkach organizacyjnych Urzędu, a także spraw prowadzonych wyłącznie elektronicznie (jak na razie 17 klas z wykazu akt). 
W zasobie Archiwum Zakładkowego, mając na uwadze ochronę materiałów archiwalnych najczęściej udostępnianych, poddano digitalizacji akta spraw wywłaszczeniowych,
stanowiących ok. 146,30 mb z lat 1950-1990, w ilości 2300 teczek, które przechowywane są 
w postaci skanów, na płytach CD.
Pyt. 4 „Czy prowadzone są działania mające na celu kopiowanie materiałów archiwalnych Miasta Poznania do postaci cyfrowej (elektronicznej)?”
Archiwa zakładowe nie są zobowiązane prawnie do digitalizacji zasobu aktowego, co następuje 
w sposób usystematyzowany i w ramach środków finansowych na realizację programów ministerialnych w zakresie digitalizacji materiałów archiwalnych z zasobów archiwów państwowych, przejmowanych m.in. od podmiotów publicznych, w tym urzędów miast, urzędów stanu cywilnego, uwzględniając oczekiwania różnych grup użytkowników. 
Archiwum Zakładowe UMP dysponuje odpowiednim sprzętem (skanery) do tworzenia cyfrowych kopii dokumentów, w tym wrażliwych, wielkoformatowych materiałów archiwalnych, który wykorzystuje na co dzień do udostępniania akt chroniąc zasób oryginalny. Ewentualne planowe skanowanie wybranych rodzajów materiałów archiwalnych, byłoby możliwe w przypadku posiadania odpowiedniego oprogramowania do zarządzania obiektami cyfrowymi i przestrzeni dyskowej do ich przechowywania, co jednak wymaga wysokich nakładów finansowych.
Pyt. 5. „Jakie działania powinny być podejmowane lub mogą być podejmowane w celu większego zabezpieczenia materiałów archiwalnych Miasta Poznania?”
Docelowo w Urzędzie Miasta Poznania, mając na względzie postępującą informatyzację działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, oczekiwania klientów w zakresie kontaktu elektronicznego z urzędem i napływające tym samym w coraz większej ilości dokumenty elektroniczne, planowana jest zmiana systemu kancelaryjnego z tradycyjnego (papierowego) na system EZD, co oznaczać będzie prowadzenie w Urzędzie w większości lub całości spraw sklasyfikowanych w wykazie akt wyłącznie w postaci elektronicznej. Dokumentacja niearchiwalna, jak i materiały archiwalne już z chwilą ich wytworzenia w komórkach organizacyjnych powstawać będą elektronicznie, w postaci naturalnych dokumentów elektronicznych lub odwzorowanych cyfrowo dokumentów papierowych, wstrzymywanych w składach chronologicznych w Kancelarii, wraz z archiwizacją w systemie elektronicznym z możliwością przekazania materiałów archiwalnych do Narodowego Archiwum Cyfrowego w ramach rządowego projektu ADE (Archiwum Dokumentów Elektronicznych). System EZD i ADE gwarantuje powstającym, przechowywanym i udostępnianym 
w nich dokumentom m.in. integralność, dostępność, poufność, a ADE ma zapewnić zabezpieczenie 
i przechowywanie materiałów archiwalnych w długim okresie czasu.
Archiwum Zakładowe co roku kontynuuje konserwację materiałów archiwalnych, które uległy uszkodzeniu w przeszłości, na skutek złych warunków przechowywania.
Aktualnie prowadzona jest inwestycja rozpoczęta w 2020 roku (poprawa funkcjonowania systemu klimatyzacji precyzyjnej w przestrzeni hal archiwalnych oraz zapewnienie komfortu pracy 
w pomieszczeniach biurowych). W siedzibie Archiwum Zakładowego planowane są dalsze działania zmierzające do poprawy bezpieczeństwa zgromadzonej dokumentacji (rozbudowa systemu p.poż., objęcie systemem kontroli dostępu bramy wjazdowej do hali magazynowej, monitoring w pokoju obsługi klienta oraz czytelni).
Jednocześnie zachęcam Pana Radnego do odwiedzenia nowej centralnej siedziby Archiwum Zakładowego i zapoznania się na miejscu z jego funkcjonowaniem. Poniżej podaję również linki do filmu oraz artykułu, w których prezentowana jest nowa siedziba Archiwum:
-	https://youtu.be/pCstDdvXrvo 
-	https://www.poznan.pl/mim/info/news/poznan-z-archiwum-na-miare-xxi-wieku,132683.html
Z wyrazami szacunku
Z up. Prezydenta Miasta
(-) Jędrzej Solarski
Z-ca Prezydenta Miasta Poznania
Do wiadomości:
Przewodniczący Rady Miasta