Poznań, 22 października 2021 r.

Pan 
Andrzej Rataj
Radny Miasta Poznania

Znak sprawy: Or-II.0003.1.224.2021
Nr rej.: 221021-2351

Szanowny Panie Radny,
odpowiadając na otrzymaną za pośrednictwem Przewodniczącego Rady Miasta Poznania pismem   z dnia 11 października 2021 r. i przekazaną mi przez Prezydenta Miasta Poznania do rozpatrzenia interpelację Pana Radnego w sprawie potrzeby ułatwienia mieszkańcom dostępu do miejskich jednostek organizacyjnych według zasady „jednego okienka” w Urzędzie Miasta Poznania, uprzejmie wyjaśniam:
Miasto stale analizuje potrzeby mieszkańców i stara się wychodzić naprzeciw oczekiwaniom w dostępie do usług świadczonych przez wydziały i miejskie jednostki. Warto jednak zaznaczyć, że skupienie możliwości realizacji spraw według zasady „jednego okienka” napotyka na trudności w postaci konieczności zapewnienia dedykowanych łączy internetowych do poszczególnych systemów, zapewnienie sprzętu komputerowego dedykowanego do poszczególnych systemów, z których często są to systemy dziedzinowe i odseparowane, wymagające odrębnego sprzętu i sieci oraz dostępu do dokumentacji archiwalnej sporządzanej jedynie w formie papierowej. Dodatkowym utrudnieniem przy obsłudze według zasady „jednego okienka” jest różny czas obsługi wynikający z rodzaju sprawy i wymogów proceduralnych, które trzeba spełnić. Sytuacja taka powoduje niemożność określenia przybliżonego czasu obsługi w systemie kolejkowym i w rezultacie wydłużenie czasu oczekiwania mieszkańca na załatwienie sprawy. Organizując obsługę mieszkańców Miasto skupia w jednej lokalizacji sprawy podobnego rodzaju umożliwiając całościową obsługę np. przedsiębiorców, kierowców, czy podatników. 
Niemniej jednak, jeżeli zachodziła taka konieczność Miasto organizowało w latach ubiegłych dodatkowe stanowiska obsługowe w różnych lokalizacjach. Przykładem mogą być organizowane przez Poznańskie Centrum Świadczeń dodatkowe punkty przyjmowania wniosków (świadczenia rodzinne, dodatek mieszkaniowy) zlokalizowane w Wydziale Działalności Gospodarczej i Rolnictwa przy ul. 28 Czerwca 1956 r. lub w Wydziale Spraw Obywatelskich i Uprawnień Komunikacyjnych przy ul. Gronowej i Libelta. Uruchamiane punkty nie cieszyły się jednak zbyt dużą popularnością, a zdecydowana większość klientów wybierała jako miejsce składania wniosków punkt przy ul. Wszystkich Świętych i Małachowskiego (96% wniosków w 2019 r. zostało złożonych w tej lokalizacji). Stanowiska tego typu były wygaszane w momencie, gdy termin składania wniosków mijał. Ostatecznie, w związku z niskim zainteresowaniem, przy stosunkowo wysokim koszcie utrzymania Miasto odstąpiło od organizacji przedmiotowych punktów. Natomiast w miarę potrzeb i możliwości nadal są udostępniane stanowiska w głównej siedzibie PCŚ np. Wydziałowi Podatków i Opłat, czy Wydziałowi Gospodarki Komunalnej, a także jednostkom spoza miejskiej struktury – np. w okresie od lipca do września br. swoje stanowisko posiadał ZUS, który pomagał mieszkańcom w składaniu wniosków o świadczenie „Dobry Start”.
Do Urzędu nie docierały sygnały ze strony mieszkańców o konieczności organizacji dodatkowych punktów obsługowych z zakresu rejestracji pojazdów, uprawnień komunikacyjnych, meldunków oraz dowodów osobistych. Aktualnie sprawy z zakresu rejestracji pojazdów oraz uprawnień komunikacyjnych można realizować w dwóch lokalizacjach – przy ul. Gronowej 22a oraz przy ul. 28 Czerwca 1956 r. 404, natomiast z zakresu meldunków oraz dowodów osobistych przy ul. Libelta 16/20 oraz przy ul. 28 Czerwca 1956 r. 404. 
Z kolei sprawy z zakresu rejestracji stanu cywilnego aktualnie są realizowane w oparciu o wprowadzanie i przetwarzanie danych w Bazie Usług Stanu Cywilnego oraz rejestrze PESEL, będących częściami Systemu Rejestrów Państwowych. W celu realizacji sprawy niezbędny jest jednak również bieżący dostęp do papierowych ksiąg stanu cywilnego i akt zbiorowych, które przechowywane są wyłącznie w siedzibie Urzędu Stanu Cywilnego przy ul. Libelta 16/20. Od września 2015 roku akty stanu cywilnego są sporządzane w formie elektronicznej w Bazie Usług Stanu Cywilnego, natomiast wszystkie wcześniejsze akty były sporządzane w formie papierowej. Realizacja takich zadań jak przyjmowanie wniosków o wydawanie odpisów czy wniosków o dokonanie sprostowań lub uzupełnień w aktach stanu cywilnego wymaga bieżącej weryfikacji danych w aktach zbiorowych oraz księgach, dlatego nie ma możliwości, aby zadania te były realizowane w innych lokalizacjach urzędu. 
Warto wspomnieć, że rozwiązaniem znacząco ułatwiającym klientom załatwienie spraw z zakresu rejestracji stanu cywilnego jest wprowadzone na mocy ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego tzw. odmiejscowienie czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego. Oznacza to, że o wydanie odpisów i zaświadczeń czy o dokonanie wpisania zagranicznego aktu stanu cywilnego można ubiegać się w dowolnym urzędzie stanu cywilnego w całym kraju. 
„Jedno okienko” w wymiarze lokalizacyjnym traci coraz bardziej na rzecz „jednego okienka w świecie wirtualnym”, czyli usług skupionych na platformach cyfrowych (ePUAP, e-zezwolenia, e-zdrowie, e-pacjent). Aktualnie rośnie liczba osób zainteresowanych e-usługami udostępnianymi przez administrację publiczną. Dla zapewnienia znacznego przyspieszenia rozwoju e-usług i spójności administracji, włodarze 12 dużych miasta w ramach Unii Metropolii Polskich im. Pawła Adamowicza podejmują działania prawodawcze wskazując właściwe kierunki i modele wykorzystujące zdobyte doświadczenie i wiedzę praktyczną. Chcąc sprostać oczekiwaniom mieszkańców Urząd Miasta Poznania podejmuje odpowiednie kroki w celu zwiększenia liczby dostępnych e-usług. Realizacja zadań zapewniana jest z wykorzystaniem Profilu Zaufanego oraz platformy ePUAP, która umożliwia komunikację między obywatelem a administracją. 
Aktualnie w urzędzie i miejskich jednostkach organizacyjnych drogą elektroniczną (mieszkaniec kontaktuje się elektronicznie i elektronicznie otrzymuje odpowiedź) można załatwić ponad 70 rodzajów spraw, a kolejne 115 może zostać wszczętych drogą elektroniczną (urząd odpowiada drogą tradycyjną). Zainteresowanie klientów elektronicznymi usługami systematycznie rośnie, a słuszność w wyborze tego kierunku jako docelowego sposobu obsługi mieszkańców udowodniła w sposób szczególny epidemia, gdzie niejednokrotnie droga elektroniczna była jedyną możliwą drogą kontaktu mieszkańca z urzędem.

Z wyrazami szacunku
     Stanisław Tamm

Do wiadomości:
Przewodniczący Rady Miasta