Poznań, 29.01.2023 roku
Znak sprawy: Or-II.0003.1.17.2024
Nr rej.: 290124-1850
Pani
Ewa Jemielity
Radna Miasta Poznania
Szanowna Pani Radna,
odpowiadając na otrzymane za pośrednictwem Przewodniczącego Rady Miasta pismem z 24 stycznia 2024 r. zapytanie Pani Radnej w sprawie publikowania nagrań z sesji Rady Miasta Poznania, uprzejmie informuję, że o odniesienie się do przedstawionych kwestii zwróciłem się do Dyrektor Biura Rady Miasta, które odpowiedzialne jest m.in. za obsługę organizacyjną sesji Rady oraz publikację danych w Biuletynie Informacji Publicznej (w zakresie właściwości Biura). Poniżej przekazuję uzyskane wyjaśnienia.
Rada gminy jest zobowiązana udostępniać informację publiczną dotyczącą jej działalności. Do takich informacji należy m.in. nagranie z posiedzeń (sesji) organu. Zgodnie z art. 20 ust.1b ustawy o samorządzie gminnym: „Obrady rady gminy są transmitowane i utrwalane za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk. Nagrania obrad są udostępniane w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej gminy oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty”. Biuletyn Informacji Publicznej jest podstawowym narzędziem służącym udostępnianiu informacji publicznej przez radę gminy. 
Zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej, informacją publiczną jest każda informacja o sprawach publicznych, a w szczególności o sprawach wymienionych w art. 6 ustawy. Zgodnie z treścią art. 6 ust.1 pkt 3, informację publiczną stanowi wszystko, co wiąże się bezpośrednio z funkcjonowaniem i trybem działania podmiotów, o których mowa w art. 4 ust. 1 ustawy (do kręgu tych podmiotów należą organy gminy).
Dostęp do informacji publicznej nie oznacza automatycznego i nieograniczonego dostępu do danych osobowych zawartych w dokumentach i materiałach stanowiących informację publiczną. Dane osób fizycznych niepełniących funkcji publicznych nie stanowią informacji publicznej, a osoby te podlegają ochronie prawnej - w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych - na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej z dnia 27 kwietnia 2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych - „Rozporządzenie RODO”).
W Urzędzie Miasta Poznania udostępnianie materiałów i dokumentów, w tym poprzez ich publikację, odbywa się z poszanowaniem zasad wynikających z tzw. „Rozporządzenia RODO”. Przy publikacji materiałów podlegających udostępnieniu, jednocześnie chroniona jest sfera prywatności osób fizycznych niepełniących funkcji publicznych, w tym ich wizerunek.
Prezentowany przez Panią Radną podczas sesji w dniu 21 listopada 2023 r. materiał zdjęciowy i filmowy przedstawiał między innymi osoby publiczne (radnych, posła na Sejm RP). Jednakże z uwagi na ochronę pozostałych osób ujętych w materiałach, konieczne było dokonanie anonimizacji. Działanie takie nie jest cenzurowaniem treści, a stanowi przejaw minimalizacji danych, do której zobowiązane są organy administracji publicznej na mocy art. 5 ust. 1 lit. c Rozporządzenia RODO i pozwala na wyeliminowanie danych podlegających ochronie przed opublikowaniem dokumentu.
Dostępne w Urzędzie narzędzia techniczne umożliwiają zanonimizowanie obrazu poprzez jego zasłonięcie, co dokonywane jest przez Biuro Rady Miasta.
Z wyrazami szacunku
(-) Jacek Jaśkowiak 
PREZYDENT MIASTA POZNANIA 
Do wiadomości:
Przewodniczący Rady Miasta