WNIOSEK O WDROŻENIE NOWEGO WYJĄTKU EZD 
	
Adresat wniosku: Archiwum Zakładowe (Wydział Organizacyjny)	

NAZWA WYDZIAŁU:

     

Dane kontaktowe:

	
WNIOSKUJĘ O:
Wprowadzenie EZD dla RWA:
(wskazanie RWA, opis zadania)
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………

     	
Analiza możliwości wprowadzenia EZD dla RWA
	
Wypełnia wnioskodawca	
Lp.	Pytanie	Odpowiedź	Uwagi	
Analiza przepisów prawnych / uregulowań wewnętrznych	
1.	Kodeks postępowania administracyjnego / Ordynacja podatkowa	     	a) czy są przesłanki prawne, które uniemożliwiają wprowadzenie EZD,
b) przepisy regulujące prowadzenie dokumentacji (wzory formularzy, podpisy elektroniczne, rodzaje dokumentów, systemy do ich obsługi – m.in. tworzenia, wysyłania, przyjmowania dokumentów)	
2.	Przepisy szczegółowe ……………………….	     	jw. (przepisy powszechnie obowiązujące i regulacje wewnętrzne – w szczególności Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych)	
Analiza wykorzystania symbolu	
3.	Czy dany symbol RWA jest wykorzystywany przez inne komórki merytoryczne w wydziale / biurze? 	     	wskazać komórki merytoryczne	
4.	Czy dany symbol RWA jest wykorzystywany przez inne wydziały?	     	 	
5.	Jaki wydział (lub komórka) powinien zostać wskazany jako komórka merytoryczna?	     	 	
6.	Weryfikacja utworzenia dodatkowych punktów kancelaryjnych i lokalizacji składów chronologicznych			

Analiza sposobu prowadzenia spraw	
7.	Jakie dokumenty wchodzą w skład teczki/sprawy?	     	a) rodzaje dokumentów (m.in. wnioski od klientów, notatki, decyzje, zaświadczenia, umowy, uchwały RMP, zarządzenia PMP, protokoły z wizji lokalnych, sprawozdania, faktury),
b) czy dokumenty podpisywane są przez prezydenta i jego 
zastępców / sekretarza / skarbnika
c) czy są dokumenty (wewnętrzne) podpisywane przez inne osoby spoza UMP,
d) czy są dokumenty zawierające dane wrażliwe	
8.	Czy całość dokumentacji jest obsługiwana w systemie Mdok?	     	 	
9.	Czy jakaś część dokumentacji jest obsługiwana w innym systemie informatycznym?	     	a) czy w systemie przetwarzane są tylko dane,
b) czy w systemie tworzone są dokumenty, rejestry przesyłek lub inne, czy są wysyłane lub przyjmowane dokumenty, podpisywane w systemie	
10.	Liczba dokumentów przychodzących z zewnątrz	     		
11.	Liczba dokumentów wychodzących na zewnątrz	     		
12.	Liczba dokumentów przychodzących za pośrednictwem ePUAP	     		
13.	Liczba dokumentów w postaci tradycyjnej wychodzących do podmiotów publicznych (np. mjo, sądy, urzędy skarbowe)	     		
14.	Liczba dokumentów wychodzących do podmiotów publicznych (np. mjo, sądy, urzędy skarbowe) przez ePUAP	     		
15.	Czy w skład dokumentacji tworzącej akta sprawy wchodzą wiadomości mailowe? Jaka jest ich skala?	     		
16.	Liczba osób posiadających podpisy kwalifikowane (w wydziale / oddziale?)	     		
17.	Czy pracownicy podpisujący dokumenty w sprawie posiadają podpis kwalifikowany?	     		
18.	Czy zachodzi konieczność zakupu oprogramowania / sprzętu biurowego (platforma przyjęć zgłoszeń / dokumentów, dodatkowe skanery, urządzenia drukujące)?	     		
Wypełnia Wydział Informatyki	
Analiza funkcjonalności / integracji systemów informatycznych	
19.	Systemy, w których są przetwarzane dane	     	m.in. systemy centralne	
20.	Czy systemy są kompatybilne / zintegrowane?	     	w tym z systemem Mdok	
21.	Czy zachodzi konieczność nadania uprawnień umożliwiających rejestrację korespondencji?	     	 	
22.	Czy osoby prowadzące sprawy posiadają podpisy elektroniczne?	     	 	
23.	Liczba osób upoważnionych do podpisu pism wychodzących na zewnątrz	     		
24.	Liczba osób posiadających podpisy kwalifikowane (weryfikacja)	     		
25.	Czy zachodzi konieczność zakupu oprogramowania / sprzętu biurowego (np. platforma przyjęć zgłoszeń / dokumentów, dodatkowe skanery, urządzenia drukujące, nowe funkcjonalności, formularze, szablony pism)?	     	 	
Wypełnia Zespół 	
Ocena możliwości wdrożenia wyjątku EZD	
26.	Czy zachodzi konieczność utworzenia nowych punktów rejestracji/zbierania dokumentacji (tj. konieczność utworzenia skrytki na ePUAP, właściwych platform zbierania wniosków)?	     		
27.	Czy należy zgłosić wniosek o nową funkcjonalność?	     		
28.	Czy konieczne jest wyznaczenie lidera wdrożenia wyjątku EZD (w wydziale)?	     		
29.	Czy należy przeprowadzić dodatkowe szkolenia dla wydziału / biura?	     		
30.	Jaki jest przewidywany okres wdrożenia?	     	data obowiązywania wyjątku EZD	
31.	Inne rekomendacje zespołu ds. EZD	     		
Opinia Archiwum Zakładowego	 Pozytywna
 Negatywna
 Wymagane jest usunięcie następujących uchybień:
     	
Opinia Wydziału Informatyki	 Pozytywna
 Negatywna
 Wymagane jest usunięcie następujących uchybień:
     	
Akceptacja Zespołu 	 Pozytywna
 Negatywna
 Wymagane jest usunięcie następujących uchybień:
     	
Akceptacja Przewodniczącego Zespołu 	 Pozytywna
 Negatywna
 Wymagane jest usunięcie następujących uchybień:
     	
Uzasadnienie:	     	
Data, podpis zatwierdzającego wniosek (zgłaszający):
     
Imię i nazwisko 	Akceptacja Archiwum Zakładowego:
     
Imię i nazwisko 	

Akceptacja Przewodniczącego Zespołu: 
Michał Łakomski
Przewodniczący Zespołu