Oferta: ds. obsługi kancelaryjnej

Data publikacji: 2024-03-26
Nr ref.: PCŚ-VI.11200.3.2024
Jednostka: Poznańskie Centrum Świadczeń
Stanowisko: ds. obsługi kancelaryjnej
Informacje dodatkowe: 1 etat, umowa o pracę na czas zastępstwa

Data rozstrzygnięcia oferty

2024-04-12

Zakres podstawowych czynności

- realizacja zadań w zakresie obsługi korespondencji i dokumentacji,

- obsługa kancelaryjna,

- archiwizacja wraz z instrukcjami,

- staranna i sumienna wysyłka korespondencji zgodnie z obowiązującymi procesami i instrukcjami,

- sporządzanie książek nadawczych,

- staranne, sumienne wykonywanie prac związanych z brakowaniem, porządkowaniem dokumentacji,

- przyjmowanie i wypożyczanie akt ze składnicy akt,

- terminowa rejestracja poczty przychodzącej w programach i aplikacjach komputerowych zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną,

- udział w obiegu dokumentów wewnątrz instytucji zgodnie z obowiązującymi procesami i instrukcjami,

- przekazywanie dokumentacji oraz korespondencji do instytucji współpracujących z Centrum na terenie miasta Poznań,

- sporządzanie reklamacji składanych do operatora pocztowego w zakresie realizacji usług pocztowych,

- bieżące współdziałanie i współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi PCŚ oraz instytucjami zewnętrznymi w zakresie zadań realizowanych przez Dział.

Wymagania obowiązkowe

- wykształcenie średnie lub średnie branżowe (administracyjne),

- bardzo dobra znajomość obsługi komputera oraz pakietu biurowego,

- bardzo czytelne pismo,

- doświadczenie zawodowe związane z obsługą klienta i dokumentacją,

- umiejętność obsługi kklienta, w tym klienta wewnętrznego,

- umiejetność rozwiązywania problemów,

- samodzielność, sumienność i otwartość na zmiany,

- efektywne zarządzanie czasem,

- budowanie dobrych relacji z innymi współpracownikami,

- umiejętność radzenia sobie ze stresem,

- umiejętność myślenia analitycznego,

- umiejętność podejmowania decyzji i organizacji pracy własnej,

- umiejętność uprzejmego i życzliwego zachowania się w kontaktach ze zwierznikami, współpracownikami oraz obywatelami według zasad etycznego postępowania,

- Posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych oraz brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe.

  Znajomość przepisów prawa oraz umiejętność ich zastosowania w praktyce:

- z zakresu obiegu dokumentów w jednostkach administracji publicznej,

- z zakresu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego,

- z zakresu archiwizacji dokumentów. 

Wymagania dodatkowe

-    Wykształcenie wyższe zawodowe lub magisterskie na jednym z kierunków: prawo, administracja, komunikacja społeczna, politologia, polityka społeczna, psychologia, socjologia lub pokrewne,

-    Znajomość obsługi urządzeń biurowych: faks, skaner, kserokopiark, drukarka itp.

Wymagane dokumenty

-    Kwestionariusz osobowy kandydata (wypełnij formularz).

-    Kserokopie świadectw pracy, kserokopie dokumentów potwierdzających wykształcenie, kwalifikacje, niepełnosprawność, jeżeli kandydat zamierza korzystać z uprawnień, o których mowa w art. 13a ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 o pracownikach samorządowych (t.j.  Dz. U. z 2022 poz. 530) - prosimy dostarczyć na rozmowę kwalifikacyjną.

Inne informacje:

Proces rekrutacji obejmuje:

I etap: Analizę dokumentów aplikacyjnych pod względem zgodności profilu kandydata z wymaganiami niezbędnymi określonymi w ogłoszeniu o naborze.

II i III etap: Test kwalifikacyjny dotyczący znajomości przepisów wskazanych  w wymaganiach niezbędnych oraz rozmowę kwalifikacyjną przed komisją ds. naboru.

Informacja o warunkach pracy na stanowisku:

-    Umowa o pracę na czas zastępstwa.

-    Budynek jest przystosowany dla osób niepełnosprawnych ruchowo (podjazd do budynku, w budynku znajduje się winda).

-    Miejsce pracy: miasto Poznań.

-    Praca z wykorzystaniem komputera i innych urządzeń biurowych.

-    Praca na stanowisku związana jest z obsługą klienta w tym klienta wewnętrznego oraz wyjściami służbowymi do innych instytucji (np. instytucje i podmioty współpracujące z PCŚ). 

     Informacja dotycząca wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych (w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 21 listopada 2008 o pracownikach samorządowych):

-    W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w jednostce, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych nie wynosił 6%.

Informacja o wyniku naboru

informacja o wynikach naboru.pdf

Przetwarzanie danych osobowych

Prosimy o dopisanie w dokumentach aplikacyjnych numeru referencyjnego oraz zamieszczenie dobrowolnych klauzul:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Administratora - Poznańskie Centrum Świadczeń z siedzibą przy ul. Wszystkich Świętych 1, 61-843 Poznań - danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych, których podanie nie jest obowiązkowe, w celu przeprowadzenia aktualnego procesu rekrutacji - dotyczy sytuacji zamieszczenia danych nieobowiązkowych.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Administratora - Poznańskie Centrum Świadczeń z siedzibą przy ul. Wszystkich Świętych 1, 61-843 Poznań - danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych w celu wykorzystania ich w kolejnych naborach - dotyczy chęci uczestnictwa w kolejnych naborach.

Szczegółowe informacje dotyczące danych osobowych przetwarzanych w ramach rekrutacji zostały zamieszczone na stronie internetowej https://pcs.poznan.pl/praca/lub są dostępne w siedzibie Poznańskiego Centrum Świadczeń.

Poznańskie Centrum Świadczeń zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybrane oferty.

Oferty aplikacyjne kandydatów nie podlegają zwrotowi.