Ogólne zasady postępowania administracyjnego

Wszczęcie postępowania w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej następuje z chwilą złożenia do Urzędu Miasta podania, wniosku lub z urzędu.

Podania (wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą dalekopisu, faxu, w postaci poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu.

Podania składać można osobiście w Biurze Podawczym (plac Kolegiacki 17, parter, tel. 61 878 52 26) lub w Kancelarii (plac Kolegiacki 17, parter, pokój 25, tel. 878 52 28, 878 52 12, 878 52 14), w  sekretariatach właściwych wydziałów (jednostek równorzędnych) Urzędu Miasta lub na wskazanych stanowiskach pracy.

Podanie winno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i treść żądania oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.

Podanie wniesione pisemnie albo ustnie do protokołu powinno być podpisane przez wnoszącego, a protokół ponadto przez pracownika, który go sporządził.

Gdy podanie wnosi osoba, która nie może lub nie umie złożyć podpisu, podanie lub protokół podpisuje za nią inna osoba przez nią upoważniona, czyniąc o tym wzmiankę obok podpisu.

Wnioskodawca ma prawo żądać, a pracownik Urzędu obowiązany jest potwierdzić wniesienie podania, jeżeli wnoszący tego żąda.

Jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możliwości ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania.

Jeżeli podanie nie czyni zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach prawa, wnoszący jest wzywany do usunięcia braków w terminie siedmiu dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania (wymagania te dotyczą również dokumentów będących załącznikami do żądania strony).

Jeżeli podanie wniesiono do organu niewłaściwego, a organu właściwego nie można ustalić na podstawie danych zawartych w podaniu, albo gdy z podania wynika, że właściwym w sprawie jest sąd, Urząd zwraca je wnoszącemu z odpowiednim pouczeniem.

Jeżeli przepis prawa nie wymaga urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia, należy odebrać od strony, na jej wniosek, oświadczenie złożone pod rygorem odpowiedzialności za fałszywe zeznania (art. 223 § 1 Kodeksu Karnego).

Nie można żądać zaświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego znanych organowi z urzędu bądź możliwych do ustalenia na podstawie posiadanej ewidencji, rejestrów lub innych danych, albo na podstawie przedstawionych przez zainteresowanego do wglądu dokumentów urzędowych (dowodu osobistego, dowodów rejestracyjnych i innych).

Termin załatwiania sprawy biegnie od dnia złożenia (wpływu) podania (wniosku) do Urzędu.

Wydziały (jednostki równorzędne) Urzędu Miasta zobowiązane są do przestrzegania terminów wynikających z przepisów kodeksu postępowania administracyjnego, a także przepisów szczególnych regulujących sposób załatwiania określonego rodzaju spraw.

Zgodnie z przepisami kodeksu postępowania administracyjnego niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza organ.

Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania.

Do omawianych wyżej terminów nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.

Zaświadczenia powinny być wydawane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni.

Na postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia, bądź zaświadczenia o treści żądanej przez osobę ubiegającą się o nie, przysługuje stronie prawo wniesienia zażalenia, w terminie 7 dni od daty doręczenia postanowienia.

Zażalenie należy złożyć za pośrednictwem organu, który wydał zaskarżone postanowienie.

Od wydanej w sprawie decyzji administracyjnej przysługuje stronie prawo wniesienia odwołania, w terminie czternastu dni od daty jej doręczenia, a gdy decyzja została ogłoszona ustnie - od dnia jej ogłoszenia.

Odwołanie należy złożyć za pośrednictwem organu, który wydał zaskarżoną decyzję.

Środki odwoławcze w sprawach z zakresu zadań własnych gminy i powiatu rozpatruje Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Poznaniu (al. Niepodległości 18, 61-713 Poznań, tel. sekr. 61 854-19-90, telefon do informacji: 61 854 15 09). W sprawach należących do zadań zleconych gminie, właściwym do rozpoznawania środków odwoławczych jest Wojewoda Wielkopolski (al. Niepodległości 16/18, 61-713 Poznań, centr. tel. 61 854-10-71, fax 61 852-73-27).

O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie, organ gminy zobowiązany jest zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazać nowy termin załatwienia sprawy (tzw. sygnalizacja).