Procedura wprowadzona Pismem Okólnym nr 1/2024 Sekretarza Miasta Poznania z dnia 05.02.2024 r.

Procedura określa zasady dotyczące przygotowania, zatwierdzania, umieszczania, aktualizowania, przeglądania i usuwania dostępnych cyfrowo zasobów informacyjnych publikowanych w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Poznania i miejskich jednostek organizacyjnych.

Cel:

Zapewnienie dostępności, integralności i retencji informacji udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej.

Terminologia:

Użyte w procedurze określenia i skróty oznaczają:
1) Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) - urzędowy publikator teleinformatyczny prowadzony w celu powszechnego udostępniania informacji publicznej, w postaci ujednoliconego systemu stron w sieci teleinformatycznej, dostępny pod adresem: https://bip.poznan.pl;
2) Administrator Główny BIP - wyznaczeni pracownicy Oddziału Serwisów i Technologii Informacyjnych odpowiedzialni za zarządzanie panelem administracyjnym BIP;
3) Administrator Lokalny BIP - wyznaczeni pracownicy wydziałów / miejskich jednostek organizacyjnych (MJO) upoważnieni do publikowania treści w BIP;
4) panel administracyjny BIP - element systemu teleinformatycznego, z którego korzystają Administratorzy Główni BIP i Administratorzy Lokalni BIP do wykonywania czynności administracyjnych, w tym zarządzania uprawnieniami użytkowników dotyczącymi dostępu do BIP, jego treścią i strukturą;
5) UMP - Urząd Miasta Poznania;
6) MJO - miejska jednostka organizacyjna;
7) Ustawa - ustawa o dostępie do informacji publicznej z dnia 6 września 2001 r.;
8) informacja publiczna - informacja o sprawach publicznych podlegająca udostępnieniu na zasadach i w trybie Ustawy;
9) Zarządzający oprogramowaniem - podmiot zewnętrzny odpowiedzialny za asystę techniczną BIP;retencja informacji w BIP - zapewnienie publikacji danych w BIP w ograniczonym przedziale czasu wynikającym z przepisów prawa lub umownym terminie przyjętym
przez UMP lub MJO;
11) dostępna cyfrowa informacja/dokument - informacja/dokument przygotowane zgodnie z zasadami dostępności cyfrowej, m.in.: na podstawie Instrukcji przygotowania dokumentów dostępnych cyfrowo, stanowiącej załączniki nr 1 i 2 do procedury. Dostępność cyfrowa publikowanych informacji/dokumentów w BIP wynika z ustawy z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron i aplikacji mobilnych ze zmianami. Zgodnie z ww. ustawą za brak zapewnienia dostępności cyfrowej mogą być nakładane kary pieniężne.

Opis postępowania

§ 1

Ogólne zasady publikacji informacji w BIP
1. Administratorzy Główni i Lokalni BIP zarządzają treścią w BIP z poziomu panelu administracyjnego. Dostęp do niego uzyskują, wchodząc przez przeglądarkę internetową, a następnie wprowadzają indywidualnie przydzielone identyfikatory i hasła. Szczegóły związane z zarządzaniem uprawnieniami dotyczącymi dostępu do funkcjonalności BIP określa Procedura zarządzania uprawnieniami do miejskich stron internetowych.
2. Zakres informacji publikowanych w BIP wynika z Ustawy oraz wydanych do niej przepisów wykonawczych i przepisów dziedzinowych, które nakazują publikację określonych grup informacji w BIP, oraz stosowanych przez Miasto Poznań praktyk w celu zapewnienia przejrzystości realizowanych zadań.
3. Wyznaczeni pracownicy UMP albo MJO przygotowują dostępne cyfrowo informacje/dokumenty do publikacji, aktualizacji lub usunięcia w BIP zgodnie z przydzielonym im zakresem zadań i obowiązków.
4. BIP wyposażany jest w mechanizm historii zmian, która zawiera:
1) informację o osobie, która wprowadziła informację;
2) informację o osobie, która odpowiada za treść informacji;
3) datę publikacji;
4) czas i zakres wprowadzenia zmian;
5) informację, czy zawiera dane osobowe;
6) termin weryfikacji publikacji danych osobowych.

2. Każdy pracownik, który stwierdzi nieścisłości w informacjach opublikowanych w BIP, zobowiązany jest zgłosić ten fakt telefonicznie lub e-mailowo Administratorowi Głównemu BIP lub właściwemu Administratorowi Lokalnemu BIP

§ 2

Publikowanie i aktualizowanie informacji w BIP
1. Pracownik merytoryczny, przygotowując informacje/dokumenty do publikacji lub aktualizacji, musi korzystać wyłącznie z referencyjnych źródeł, tj. zatwierdzonych przez osoby do tego uprawnione.
2. Pracownik merytoryczny musi uzyskać akceptację przełożonych (w zależności od przyjętych w jednostce lub komórce organizacyjnej rozwiązań - odpowiednio dyrektora wydziału / kierownika oddziału / kierownika MJO) na publikację przygotowanych informacji w BIP.
3. Gdy pracownik merytoryczny przygotuje informację do publikacji, z zachowaniem zasad dostępności cyfrowej oraz prostego języka, i uzyska na ich publikację w BIP akceptację przełożonych, przekazuje materiał Administratorowi Lokalnemu BIP z prośbą o zamieszczenie na stronie internetowej BIP.
4. Gdy Administrator Lokalny BIP otrzyma od pracownika merytorycznego materiały do publikacji, niezwłocznie zamieszcza je w BIP.
5. Pracownik merytoryczny odpowiedzialny za przygotowanie informacji/dokumentów do publikacji lub aktualizacji w BIP, po ich opublikowaniu przez Administratora Lokalnego BIP, musi je zweryfikować pod kątem kompletności i terminowości publikacji.
6. Pracownik merytoryczny odpowiedzialny za przygotowanie informacji/dokumentów do publikacji lub aktualizacji w BIP ma również obowiązek zapoznawania się ze zmianami zachodzącymi w przepisach prawnych na temat sposobu i zakresu publikowania informacji w BIP, a także informowania przełożonych o konieczności ich stosowania.

§ 3

Zadania Administratora Głównego BIP
Administrator Główny BIP odpowiada za:
1) zarządzanie uprawnieniami użytkowników dotyczącymi dostępu do funkcjonalności BIP;
2) prowadzenie rejestru Administratorów Lokalnych BIP;
3) współpracę z Administratorami Lokalnymi BIP, w tym udzielanie im pomocy technicznej związanej z obsługą funkcjonalności BIP, formułowanie wytycznych i zaleceń na temat zasad korzystania z narzędzi do administrowania treścią w BIP oraz egzekwowanie ich stosowania;
4) współpracę z Zarządzającym oprogramowaniem, w tym niezwłoczne zgłaszanie mu informacji o awariach i nieprawidłowościach w funkcjonowaniu BIP, oraz
nadzorowanie ich usuwania;
5) informowanie pracowników UMP i MJO o zasadach zarządzania treścią w BIP;
6) informowanie użytkowników BIP o występujących problemach technicznych i ograniczeniach w funkcjonowaniu strony internetowej BIP;
7) zbieranie wniosków o modyfikację i nowe funkcjonalności BIP;
8) opracowywanie założeń funkcjonalno-technicznych do modyfikowanych i nowo tworzonych funkcjonalności w BIP;
9) współpracę z wydziałami i MJO oraz Zarządzającym oprogramowaniem w zakresie automatyzacji procesów publikacji oraz usuwania informacji w BIP;
10) dostosowywanie BIP do wytycznych określonych w przepisach prawnych;
11) informowanie dyrektorów wydziałów UMP i kierowników MJO o braku weryfikacji treści publikowanych informacji na podstawie danych ze zbiorczej tabeli retencji danych w BIP (2 razy w roku).

§ 4

Zadania Administratora Lokalnego BIP
1. Administrator Lokalny BIP odpowiada za:
1) publikowanie, aktualizowanie i usuwanie informacji w BIP zgodnie z postanowieniami tej procedury;
2) współpracę z Administratorem Głównym BIP, w tym zgłaszanie mu problemów technicznych związanych z funkcjonowaniem BIP oraz stosowanie się do jego wskazówek i wytycznych na temat administrowania stroną internetową BIP;
3) weryfikowanie opublikowanych treści w BIP na podstawie powiadomień z systemuadministracyjnego BIP (opis historii zmian zawiera informacje dotyczące publikowanych danych osobowych i potrzeby weryfikacji zapisów, które tego wymagają). Po zaznaczeniu daty przewidywanej weryfikacji system przyśle dzień wcześniej przypominającego e-maila na adres Administratora Lokalnego BIP z linkiem do informacji lub załącznika, które należy zweryfikować.

§ 5

Zadania dyrektora wydziału UMP i kierownika MJO
1.  Dyrektor wydziału UMP i kierownik MJO odpowiadają za:
1) zapewnienie właściwej realizacji procesu zarządzania treścią w BIP, w tym przygotowanie dostępnych cyfrowo informacji/dokumentów do publikacji w BIP, ich aktualizowanie i usuwanie;
2) zapewnienie odpowiedniego poziomu dostępności cyfrowej publikowanych informacji/dokumentów. Zgodnie z ustawą z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron i aplikacji mobilnych ze zmianami brak zapewnienia dostępności cyfrowej skutkuje karami pieniężnymi, za które odpowiada dyrektor wydziału UMP i kierownik MJO;
3) wyznaczenie Administratora Lokalnego BIP oraz osób odpowiedzialnych za realizację określonych zadań, o których mowa w tej procedurze, w tym pracowników merytorycznych odpowiedzialnych za przygotowanie i aktualizowanie poszczególnych grup informacji w BIP;
4) akceptowanie informacji publikowanych w BIP;
5) zapewnienie odpowiedniego okresu przechowywania informacji w BIP i stosowanie zasady ograniczenia przechowywania danych, o których mowa w § 6, w szczególności poprzez dokonanie samodzielnej oceny okresu niezbędnego do osiągnięcia celu przetwarzania oraz określenia precyzyjnego terminu usunięcia danej informacji z BIP;
6) współpracę z Administratorem Głównym BIP w zakresie automatyzacji procesów publikacji i usuwania informacji z BIP (także na podstawie informacji od Administratora Głównego BIP - sporządzającego 2 razy w roku weryfikację zbiorczej tabeli retencji danych w BIP) oraz dostosowania BIP do zmieniających się przepisów prawnych.

§ 6

Retencja informacji w BIP i zasada ograniczenia przechowywania danych
1. Administrator Lokalny BIP, publikując informacje w BIP, powinien zapewnić odpowiednią retencję danych, która w odniesieniu do danych osobowych powinna uwzględniać tzw. zasadę ograniczenia przechowywania danych (wymóg RODO).
2. Poszczególni Administratorzy Lokalni BIP wskazują terminy publikacji danych w BIP wymagane przez przepisy prawa lub przyjęte umownie przez UMP lub MJO w ramach funkcjonalności pn. "Opis zmian" udostępnionej w panelu administracyjnym BIP. Określenie czasu przetwarzania danych osobowych następuje w momencie zamieszczania w BIP informacji publicznej, w szczególności zawierającej dane osobowe.
3. Aby zapewnić odpowiednią retencję danych, Administratorzy Lokalni BIP powinni korzystać z systemu powiadamiania o konieczności weryfikacji/usunięcia opublikowanej informacji, który funkcjonuje w ramach panelu administracyjnego BIP.
4. W przypadku wybranych grup informacji (np. oświadczenia majątkowe, wyniki naboru do pracy), dane usuwane są automatycznie za pośrednictwem mechanizmów opracowanych przy współpracy Administratora Lokalnego BIP z Administratorem
Głównym BIP i Zarządzającym oprogramowaniem.
5. W przypadkach gdy proces usuwania danych nie jest zautomatyzowany, a minie czas publikacji albo pojawi się konieczność pilnego usunięcia informacji z BIP, dane powinny być usuwane ręcznie ze strony internetowej oraz z bazy danych. Podczas usuwania danych zastosowanie mają zapisy § 2 ust. 2-5 (akceptacja przełożonych, dyspozycja usunięcia informacji z BIP przekazywana do realizacji do Administratora Lokalnego BIP, weryfikacja wykonania operacji usunięcia danych z BIP).
6. Jeśli cel przetwarzania danych osobowych zamieszczonych w opublikowanym dokumencie został zrealizowany, a dany dokument wymaga dalszej publikacji ze względu na obowiązujące przepisy prawa, należy zastosować techniki anonimizacji danych osobowych. Decyzję w tym względzie podejmuje dyrektor wydziału UMP lub kierownik MJO w porozumieniu z Administratorem Głównym BIP

Dokumenty nadrzędne:

Polityka Bezpieczeństwa Informacji.
Dokumenty powiązane:
Procedura zarządzania uprawnieniami do miejskich stron internetowych.
Rodzaj zapisu:
☒ papierowo-elektroniczny
☐ elektroniczny
Zasady udostępniania:
☒ jawny
☐ wyłączony z jawności - przeznaczony do użytku służbowego (pracownicy UMP i MJO)
☐ wyłączony z jawności - dostępny dla..................................................................................

Załączniki:

1. Instrukcja tworzenia dokumentów dostępnych cyfrowo doc.
2. Instrukcja tworzenia dokumentów dostępnych cyfrowo Excel

Załączniki

• Załącznik nr 1 - Instrukcja tworzenia dokumentów dostępnych cyfrowo doc (PDF, 831.45kB)
• Załącznik nr 2 - Instrukcja tworzenia dokumentów dostępnych cyfrowo Excel (PDF, 723.87kB)