Załącznik nr 1

do Zarządzenia Nr 24/2024 Dyrektora Poznańskiej Ogólnokształcącej Szkoły Muzycznej I stopnia nr 2 im. Tadeusza Szeligowskiego

REGULAMIN

ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH i ZEWNĘTRZNYCH, OKREŚLAJĄCY PROCEDURĘ ZGŁASZANIA PRZYPADKÓW NIEPRAWIDŁOWOŚCI ORAZ OCHRONY OSÓB DOKONUJĄCYCH ZGŁOSZEŃ

obowiązujący w Poznańskiej Ogólnokształcącej Szkole Muzycznej I stopnia nr 2 im. Tadeusza Szeligowskiego, ul. Bydgoska 4, Poznań

DZIAŁ III

PRZEDMIOT ZGŁOSZENIA

§ 3.

1. Przedmiotem zgłoszenia mogą być naruszenia prawa w postaci działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa -dotyczące:

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

DZIAŁ IV

SPOSOBY DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ - ZGŁOSZENIA WEWNĘTRZNE

§ 5.

1. Zgłoszenie wewnętrzne ustne może być dokonane w czasie bezpośredniego spotkania sygnalisty z upoważnionym pracownikiem lub telefonicznie, w ramach rozmowy sygnalisty z upoważnionym pracownikiem wskazanym w §7;

2. Bezpośrednie spotkanie sygnalisty z upoważnionym pracownikiem, o którym mowa w §7 następuje na wniosek sygnalisty, w terminie do 7 dni od dnia otrzymania wniosku przez upoważnionego pracownika.

3. Wniosek, o którym mowa w pkt.2 może być złożony upoważnionemu pracownikowi:

a. telefonicznie, pod numerem telefonu wskazanym w pkt.5;

b. pocztą elektroniczną, na adresy wskazane w pkt. 9.b)

c. pod adresem wskazanym w pkt. 10

4. Bezpośrednie spotkanie sygnalisty z upoważnionym pracownikiem odbywa się w pomieszczeniu, zapewniającym właściwe, z punktu widzenia zachowania poufności, warunki tego spotkania, tj. pokoju B115 POSM I N2, chyba że sygnalista zawnioskuje o zmianę miejsca spotkania, wówczas zostaje ono dookreślone za zgodą obu stron;

5. Zgłoszenie wewnętrzne ustne dokonane telefonicznie, jest przyjmowane pod numerem telefonu 61 8774526 wew. 34.

6. Zgłoszenie wewnętrzne ustne dokonane w czasie bezpośredniego spotkania sygnalisty z upoważnionym pracownikiem, o którym mowa w §7, jest dokumentowane, za zgodą sygnalisty, w formie protokołu spotkania przygotowanego przez upoważnionego pracownika, który odtwarza dokładny przebieg tego spotkania. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

7. Zgłoszenie wewnętrzne ustne dokonane telefonicznie, o którym mowa w pkt.5, jest dokumentowane przez upoważnionego pracownika, w formie protokołu rozmowy, który odtwarza dokładny przebieg tej rozmowy. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie.

8. Zgłoszenie wewnętrzne pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.

9. Adresami do dokonania zgłoszenia wewnętrznego pisemnego są:

a. adres dla przesyłek pocztowych: Poznańska Ogólnokształcąca Szkoła Muzyczna I stopnia nr 2, ul. Bydgoska 4, 61-127 Poznań, ze wskazaniem z imienia i nazwiska osoby przyjmującej zgłoszenie, do której przesyłka ma zostać dostarczona;

b. adres poczty elektronicznej: zgloszeniewewnetrzne@posm2.poznan.pl

10. Sygnalista może złożyć do rąk własnych upoważnionego pracownika zgłoszenie wewnętrzne pisemne w postaci uprzednio przygotowanego pisma dotyczącego naruszenia prawa. Miejscem przekazania pisma jest ul. Bydgoska 4, 61-127 Poznań, pokój nr B115.

11. Wpływająca przesyłka pocztowa ze zgłoszeniem wewnętrznym pisemnym, skierowana na adres wskazany w pkt 9a), powinna zostać przesłana w zaklejonej kopercie, na której nadawca zamieszcza w widocznym miejscu wyraźny dopisek: "zgłoszenie wewnętrzne". Na kopercie nie należy podawać żadnych danych osobowych nadawcy, a przesyłka pocztowa powinna zostać nadana w formie listu zwykłego.

12. Pracownicy sekretariatu obsługującego przesyłki pocztowe, o których mowa w pkt. 11:

a. nie otwierają i nie odwzorowują cyfrowo koperty i zawartości przesyłki pocztowej,

b. umieszczają na kopercie pieczęć wpływu i dokonują rejestracji przesyłki pocztowej w rejestrze przesyłek przychodzących wpisując nazwę "zgłoszenie wewnętrzne", bez rejestracji danych osobowych,

c. przekazują przesyłkę pocztową w stanie nienaruszonym bezpośrednio do rąk upoważnionego pracownika.

13. Jeżeli przesyłka pocztowa ze zgłoszeniem wewnętrznym pisemnym została skierowana przez nadawcę, wbrew postanowieniom zarządzenia, pod inny adres niż wskazany w pkt 10 stosuje się odpowiednio § 6 pkt.5

14. Jeżeli przesyłka pocztowa ze zgłoszeniem wewnętrznym pisemnym nie zawiera na kopercie dopisku, o którym mowa w pkt 11 a), co skutkuje jej otwarciem, stosuje się odpowiednio § 6 pkt. 5

§ 6.

1. Sygnalista, dokonując zgłoszenia wewnętrznego pisemnego na adres poczty elektronicznej: zgloszeniewewnetrzne@posm2.poznan.pl może zaszyfrować zawartość przesyłki.

2. W przypadku szyfrowania przesyłki, treść zgłoszenia wewnętrznego pisemnego nie powinna być umieszczona bezpośrednio w wiadomości elektronicznej, lecz w załączonym do tej wiadomości zaszyfrowanym pliku.

3. Dokonując zgłoszenia wewnętrznego pisemnego, o którym mowa w ustępach poprzedzających, sygnalista przekazuje upoważnionemu pracownikowi hasło do otwarcia zaszyfrowanej zawartości przesyłki inną drogą, niż na adres poczty elektronicznej.

4. Przekazując zgłoszenie wewnętrzne w inny sposób niż określone w § 5-6, sygnalista naraża się na ryzyko ujawnienia osobom nieupoważnionym jego danych i przedmiotu zgłoszenia wewnętrznego.

5. Jeżeli zgłoszenie wewnętrzne zostało przekazane do nieupoważnionego pracownika POSM I N2, pracownik ten jest obowiązany do nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, lub treści zgłoszenia wewnętrznego, oraz do niezwłocznego przekazania tego zgłoszenia upoważnionemu pracownikowi, bez wprowadzania jakichkolwiek zmian w tym zgłoszeniu wewnętrznym.

6. Pracownicy realizujący zadania z zakresu obsługi technicznej systemów informatycznych, telekomunikacyjnych, pocztowych i kancelaryjnych, wykorzystywanych do dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, zobowiązani są do:

a. wykonywania tych zadań wyłącznie w zakresie niezbędnej obsługi technicznej;

b. nieujawniania jakichkolwiek informacji związanych ze zgłoszeniami.

§ 8.

1. Zgłoszenie może mieć charakter:

1) jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia;

2) poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych

i dane podlegają utajnieniu.

2. Nie dopuszcza się obsługi zgłoszeń anonimowych. Zgłoszenia anonimowe pozostają bez rozpatrzenia.

§ 9.

1. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:

1) dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy

2) datę i miejsce sporządzenia;

3) dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;

4) opis nieprawidłowości oraz ich daty.

2. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.

3. Wzór karty zgłoszenia stanowi załącznik do karty informacyjnej zamieszczonej na stronie internetowej Szkoły oraz u osób wyznaczonych do przyjmowania zgłoszeń -wzór formularza zgłoszenia stanowi Załącznik nr 1 do procedury.

DZIAŁ V

SPOSOBY DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ - ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE

§11.

1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem procedury przewidzianej w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych, w szczególności, gdy:

1) pracodawca nie podejmie działań następczych lub nie przekaże zgłaszającemu informacji zwrotnej w obowiązującym terminie 7 dni lub

2) zgłaszający ma uzasadnione podstawy sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody lub

3) dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe lub

4) w przypadku zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez pracodawcę z uwagi na okoliczności sprawy np. istnieje możliwość zniszczenia lub ukrycia dowodów lub istnieje możliwość zmowy między pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa.

2. Zgłoszenie dokonane do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem procedury określonej w niniejszym regulaminie nie skutkuje pozbawieniem zgłaszającego ochrony ustawowej.

3. Sygnalista samodzielnie dokonuje wyboru czy dokona zgłoszenia wewnętrznego według procedury u pracodawcy, czy dokona zgłoszenia zewnętrznego do wybranego organu publicznego.

4. Na żądanie sygnalisty organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie.

5. organ publiczny ustala procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, która określa tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa, w szczególności zgłoszeń anonimowych - Organ publiczny nie realizuje obowiązku, o którym mowa w art. 32 ust. 3 i 5, art. 37 oraz art. 40 ust. 1 zdanie drugie, o którym mowa w ustawie. Organem Centralnym jest Rzecznik Praw Obywatelskich.

6. Organ publiczny:

1) przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne;

2) dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;

3) rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne - w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu;

4) przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych - w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego organu - oraz informuje o tym sygnalistę;

5) podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności;

6) przekazuje sygnaliście informację zwrotną.

7. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie w postaci papierowej lub elektronicznej według procedury ustalonej przez organ publiczny do którego sygnalista kieruje zgłoszenie.

8. Sygnalista może dokonać zgłoszenia w sposób następujący:

1) osobiście do pracownika wyznaczonego w POSM I N2. Pracownik ten dokumentuje zgłoszenie w formie karty zgłoszenia, protokołu. Osoby wymienione w § 7 zostają powołane zarządzeniem przez Dyrektora.

2) telefonicznie, pod numerem telefonu wskazanym w §5 pkt.5;

3) pocztą elektroniczną, na adresy wskazane w §5 pkt. 9.b)

4) pod adresem wskazanym w §5 pkt. 10

9. Organ publiczny może wezwać sygnalistę do złożenia dodatkowych wyjaśnień. Organ publiczny może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Organ publiczny informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie.

10. Organ publiczny gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych przez upoważnione osoby:

1) uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;

2) zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

11. Organ publiczny prowadzi Rejestr zgłoszeń zewnętrznych

12. Organem Centralnym jest Rzecznik Praw Obywatelskich, który:

1) ustala procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, która określa w szczególności tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;

2) przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniach prawa, dokonuje ich wstępnej weryfikacji i przekazuje je organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych;

3) przyjmuje i rozpatruje zgłoszenia zewnętrzne - w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie wskazanej w art. 3 ust. 1 pkt 17 ustawy i żaden inny organ publiczny nie jest właściwy do podjęcia działań następczych;

4) zapewnia powszechny dostęp do informacji na temat praw i środków ochrony prawnej sygnalistów oraz osób, przed działaniami odwetowymi oraz praw osób, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne, w szczególności przez zamieszczanie tych informacji na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej;

5) udziela sygnalistom oraz osobom, które w zakresie realizowanych zadań mogą podjąć działania służące ochronie sygnalistów przed działaniami odwetowymi, oraz - w odpowiednich przypadkach - wsparcia w kontaktach z takimi organami, w szczególności przez poinformowanie właściwych organów o dostrzeżonej konieczności objęcia sygnalisty ochroną.

OCHRONA OSÓB DOKONUJĄCYCH ZGŁOSZEŃ

§ 13.

1. Ochronie podlegają osoby, które:

1) dokonały zgłoszenia,

2) osoby, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia,

jeśli działały w dobrej wierze, tj. na podstawie uzasadnionego podejrzenia mającego podstawę w posiadanych informacjach, które obiektywnie uprawdopodobniają zgłaszane nieprawidłowości.

2. Osoby, o których mowa w pkt. 1 podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

3. Osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia pracodawca zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników.

4. Zapewniając ochronę, o której mowa w pkt. 1 pracodawca, w szczególności:

1) podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności i anonimowości danych, ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, jak i po jego zakończeniu, z zastrzeżeniem § 12;

2) doprowadza do ukarania, zgodnie z Regulaminem pracy pracowników, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;

3) zobowiązuje osobę zapewniającą obsługę kadrową do stałego (co najmniej przez okres postępowania wyjaśniającego i przez okres co najmniej 3 lat monitorowania sytuacji kadrowej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia. Monitorowanie obejmuje analizę uzasadnienia wszelkich wniosków przełożonych osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia dotyczących zmiany ich sytuacji prawnej i faktycznej w ramach stosunku pracy (np. rozwiązanie umowy o pracę, zmiana zakresu czynności, przeniesienie do innej komórki organizacyjnej/na inne stanowisko pracy, degradacja stanowiskowa, płacowa, podnoszenie kompetencji, dodatkowe wynagrodzenie przyznawane pracownikom - dodatki, nagrody, premie, zmiana warunków świadczenia pracy - wynagrodzenie, wymiar etatu, godziny pracy, udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego/ szkoleniowego/ bezpłatnego itp.). W przypadku stwierdzenia lub podejrzenia działań zmierzających do pogorszenia sytuacji prawnej lub faktycznej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia osoba kierująca komórką kadrową zobowiązana jest poinformować osobę wykonującą w POSM I N2 czynności z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy, celem zatrzymania tych działań.

5. Działania, o których mowa w pkt. 4. 1) obejmują przede wszystkim:

1) ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób uprawnionych w ramach postępowania wyjaśniającego, a także procesu zapewnienia ochrony osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia,

2) odebranie od osób uprawnionych do dostępu do informacji, pisemnych oświadczeń zobowiązania do zachowania w poufności informacji pozyskanych w postępowaniu wyjaśniającym lub w procesie ochrony osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia,

3) ukaranie osób, którym udowodnione zostało, że nie dotrzymały zobowiązania, o którym mowa powyżej, zgodnie z Regulaminem pracy.

§ 14.

Osobę dokonującą zgłoszenia należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.

FORMULARZ ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI/NARUSZEŃ

I. Podstawa Prawna

Zarządzenie nr 24/2024 Dyrektora Poznańskiej Ogólnokształcącej Szkoły Muzycznej I stopnia nr 2 im. T. Szeligowskiego

II. Osoba składająca zgłoszenie:

Imię i nazwisko..............................................................................................................................

Imię i nazwisko............................................................................................................................

Imię i nazwisko.............................................................................................................................

(W przypadku zgłoszenia składanego przez kilka osób, proszę wpisać je wszystkie.

III. Dane kontaktowe:

Imię i nazwisko............................................................................................................................

Stanowisko służbowe.................................................................................................................

Nr telefonu lub e-mail..................................................................................................................

IV. Osoba, której zgłoszenie dotyczy. (W przypadku zgłoszenia dotyczącego kilku osób należy

wpisać je wszystkie)

Imię i nazwisko...........................................................................................................................

Stanowisko służbowe.................................................................................................................

Imię i nazwisko...........................................................................................................................

Stanowisko służbowe.................................................................................................................

Imię i nazwisko...........................................................................................................................

Stanowisko służbowe.................................................................................................................

V. Opis zdarzeń (należy opisać zdarzenia lub zdarzenie, które wskazują na podejrzenie wystąpienia zachowań niepożądanych określonych w Procedurze). Należy opisać każde zdarzenie niepożądane, datę jego wystąpienia, oraz ewentualne skutki jakie wywołało. Można zgłosić również ewentualne dowody (dokumenty, w tym korespondencję e-mail, wskazać świadków).

Dowody należy dołączyć w formie załączników do Formularza zgłoszenia.

..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

..................................................................................

(data i podpis osoby składającej zgłoszenie)