Zgłoszenie zgonu

Wydział/Jednostka prowadząca

Urząd Stanu Cywilnego

Wymagane dokumenty

Szanowni Państwo,

w związku z wprowadzeniem stanu epidemii funkcjonowanie Urzędu Stanu Cywilnego zostało znacząco ograniczone.

Zgłoszenia zgonu można dokonać wyłącznie przy ul. Libelta 16/20.

Aby wejść do urzędu zostaniecie Państwo poproszeni o okazanie karty zgonu. Prosimy o zachowanie wszelkich zasad bezpieczeństwa. Wizyta w urzędzie wiąże się z nieuniknionym kontaktem z innymi osobami, które mogą stanowić realne źródło transmisji koronawirusa.

Istnieje również możliwość umówienia wizyty w urzędzie. Rezerwacji można dokonać:

  • przez Internet (LINK),
  • dzwoniąc do POZnan Kontakt pod numer: 61 646 33 44.

Zgłoszenia zgonu należy dokonać w ciągu 3 dni od daty sporządzenia karty zgonu. Jeżeli zgon nastąpił na skutek choroby zakaźnej, zgłoszenia zgonu należy dokonać w ciągu 24 godzin od zgonu.

Osoba zgłaszająca zgon przedstawia:

  • dokument tożsamości;
  • kartę zgonu wystawioną przez lekarza, który stwierdził zgon;
  • dowód osobisty osoby zmarłej.

Zgłoszenia zgonu można dokonać przez pełnomocnika. Pełnomocnik składa do akt pisemne pełnomocnictwo zawierające dane zmarłego wymagane do zgłoszenia.

Przed przybyciem do urzędu osoba zgłaszająca winna sprawdzić, czy w karcie zgonu wpisano pełne i prawidłowe dane, czy jest wypełniona czytelnie bez pomyłek oraz czy widnieje na niej pieczęć lekarza i uprawnionego podmiotu leczniczego. Jeżeli w treści pełnomocnictwa i karty dokonano poprawek lub dopisków, muszą one być potwierdzone czytelnym podpisem albo parafką i pieczątką osoby, która je naniosła.

Miejsce złożenia dokumentów

Urząd Stanu Cywilnego, ul. Libelta 16/20, parter

Opłaty

Sporządzenie aktu zgonu jest wolne od opłat. Pełnomocnictwo podlega opłacie skarbowej w wysokości 17 zł. Opłatę można uiszczać przelewem na konto Miasta Poznania nr 94 1020 4027 0000 1602 1262 0763. Na stanowisku obsługi możliwa jest wyłącznie płatność kartą płatniczą. Zwolnienie z opłaty skarbowej za pełnomocnictwo odbywa się zgodnie z ustawą o opłacie skarbowej.

Termin i sposób załatwienia

Zgon rejestruje się w urzędzie stanu cywilnego właściwym ze względu na miejsce zgonu albo miejsce znalezienia zwłok. Zatem jeżeli osoba zmarła lub została znaleziona w Poznaniu, zgłoszenia zgonu dokonuje się w Urzędzie Stanu Cywilnego w Poznaniu.

Zgłoszenie zgonu dokumentuje się w formie protokołu, który podpisuje osoba zgłaszająca zgon oraz kierownik urzędu stanu cywilnego. W rejestrze stanu cywilnego sporządzany jest akt zgonu. Na potwierdzenie zarejestrowania zgonu, wydawany jest jeden odpis skrócony aktu zgonu, który nie podlega opłacie skarbowej.

Podstawa prawna

Obowiązek informacyjny

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych  na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i ustawą z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska)

TOŻSAMOŚĆ ADMINISTRATORA

Administratorami są:

  1. Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 - odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru,
  2. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 - odpowiada za kształtowanie jednolitej polityki w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska

W zakresie danych przetwarzanych w dokumentacji papierowej i innych zbiorach danych prowadzonych w urzędzie stanu cywilnego administratorem jest Prezydent Miasta Poznania.

DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA

Z administratorem - Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email iod@mc.gov.pl, formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Z administratorem - Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.

Z administratorem - Prezydentem Miasta Poznania można się skontaktować poprzez adres e-mail:  iod@um.poznan.pl lub pisemnie na adres:  plac Kolegiacki 17, 61-841 Poznań.

DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH

Administrator - Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Administrator - Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email iod@mswia.gov.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Administrator - Prezydent Miasta Poznania - wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez e-mail:  iod@um.poznan.pl lub pisemnie na adres:  plac Kolegiacki 17, 61-841 Poznań.

Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

CELE PRZETWARZANIA I PODSTAWA PRAWNA

Pani / Pana dane mogą być  przetwarzane w celu:

  • sporządzenia aktu urodzenia dziecka
  • sporządzenia aktu małżeństwa
  • sporządzenia aktu zgonu
  • przyjęcia oświadczeń o uznaniu ojcostwa i realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego uznanie ojcostwa
  • przyjęcia oświadczenia rozwiedzionego małżonka o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa
  • przyjęcia oświadczeń o nazwisku pierwszego dziecka małżonków przy sporządzaniu aktu urodzenia
  • przyjęcia oświadczeń małżonków, że dziecko jednego z małżonków będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko
  • przyjęcia oświadczeń o zmianie imienia lub imion
  • wydania zaświadczenia o stanie cywilnym
  • wydania odpisu aktu stanu cywilnego
  • wydania zaświadczenia do zawarcia małżeństwa za granicą 
  • wydania zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego/wydania zaświadczenia o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego
  • sprostowania, uzupełnienia, unieważnienia aktu stanu cywilnego
  • realizacji wniosku o sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego lub innych dokumentów potwierdzających urodzenie/małżeństwo/zgon za granicą 
  • realizacji wniosku o zezwolenie na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy
  • realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia o przyjętych sakramentach 
  • realizacji wniosku o zmianę imienia lub nazwiska.
  • dołączenia do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej lub zamieszczenia przypisku przy akcie
  • wydania dokumentów z akt zbiorowych
  • zameldowania
  • nadania numeru PESEL. 

Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.

Pani/ Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie  przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz przepisów ustawy o zmianie imienia i nazwiska.

ODBIORCY DANYCH

Dane z rejestru stanu cywilnego udostępnia Kierownik urzędu stanu cywilnego wydając uprawnionym podmiotom dokumenty określone w ustawie - Prawo o aktach stanu cywilnego. Dostęp do danych mają także służby. 

Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.

PRZEKAZANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWEJ

Dane dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów mogą być przekazywane do państw trzecich na podstawie umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres:

1) 100 lat - akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego

dotyczące aktu urodzenia;

2) 80 lat - akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu

cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.

PRAWA PODMIOTÓW DANYCH

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci

PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO

Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani / Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani / Pana dane do rejestru stanu cywilnego wprowadzane są przez następujące organy:

- kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do nich zmiany;

-  kierownik urzędu stanu cywilnego wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska.

INFORMACJA O DOWOLNOŚCI LUB OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH

Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imienia i nazwiska.

Historia zmian

udostępniający/wytwarzający: Krzysztof Konarski
ostatnia zmiana w dniu 2020-07-31 09:00 - Aktualizacja opisu postępowania (Aktualizacja)