Kontrola: Ko-II.1711.20.2023

Zamówienia publiczne

Rodzaj kontroli

planowa

Data przeprowadzenia

2024-05-21

Jednostka kontrolująca

• BIURO KONTROLI

Jednostka kontrolowana

Zarząd Dróg Miejskich

Rodzaj dokumentu pokontrolnego

• wystąpienie pokontrolne

Podsumowanie

• 1. dokonanie analizy regulacji wewnętrznych ZDM dotyczących zamówień podprogowych w celu eliminacji lub ograniczenia ryzyk wskazanych w protokole kontroli oraz wprowadzenie niezbędnych zmian, w tym zmiany uchylającej ryzyko odczytywania tych regulacji jako właściwych do zastosowania dla zamówień
• o wartości szacunkowej równej 130 000 zł netto, dla których właściwe są przepisy ustawy PZP;
• 2. przeprowadzenie analizy możliwości wprowadzenia ewentualnych zmian organizacji udzielania zamówień podprogowych skutkujących ograniczeniem występowania nieprawidłowości i uchybień wskazanych w protokole kontroli, a następnie wprowadzenie zmian zgodnie z wnioskami tej analizy;
• 3. przeprowadzenie analizy wprowadzenia rozwiązań nadzorczych skutkujących
• w praktyce ściślejszym nadzorem i egzekwowaniem obowiązujących w ZDM procedur realizacji zamówień podprogowych, przez osoby uczestniczące w procesie decyzyjnym na etapach przygotowania, udzielenia, realizacji i rozliczenia zamówienia podprogowego, a następnie wprowadzenie zmian zgodnie z wnioskami tej analizy;
• 4. zaniechanie praktyki wskazywania jako analizy rynku wartości poprzednich zamówień bez wykazania opartej o dokumentację adekwatności czasowej, miejscowej
• i organizacyjnej porównywanych przedsięwzięć;
• 5. zaniechanie praktyki wskazywania wartości szacunkowej zamówienia bez przywołania konkretnej dokumentacji, w oparciu o którą została ta wartość ustalona;
• 6. dbałość o wypełnianie wszystkich określonych w procedurach wewnętrznych wymogów dokumentacyjnych przedstawianych do decyzji w zakresie zamówień podprogowych;
• 7. dołożenie należytej staranności przy uzasadnianiu wyboru wykonawcy w oparciu
• o kompletną i zweryfikowaną dokumentację, zgodną z obowiązującymi wymaganiami wynikającymi z przepisów wewnętrznych ZDM oraz treścią zapytań ofertowych;
• 8. dołożenie należytej staranności przy formułowaniu warunków uczestnictwa przyszłych kontrahentów w postępowaniach o udzielenie zamówień podprogowych;
• 9. uwzględnienie, w decyzji o udzieleniu zamówienia, wszystkich wymogów określonych w warunkach tego zamówienia;
• 10. dbałość o formułowanie wyczerpującego uzasadnienia wniosku o niepublikowanie
• na stronie internetowej ZDM zapytania ofertowego oraz uzasadnienia odstąpienia
• od kierowania zapytania ofertowego do nieograniczonej liczby potencjalnych oferentów w oparciu o okoliczności wskazane w regulacji wewnętrznej ZDM;
• 11. dbałość o przestrzeganie zasady kierowania zapytań ofertowych do wymaganej liczby potencjalnych oferentów;
• 12. dbałość o dokumentowanie terminu wpływu ofert;
• 13. dbałość o wyczerpujące przedstawienie argumentacji uzasadniającej powierzenie wykonania zamówienia podprogowego wykonawcom wskazanym we wnioskach kierowanych do Dyrektora ZDM z pominięciem kierowania zapytań do oferentów według ustalonych w regulacjach wewnętrznych zasad;
• 14. dołożenie należytej staranności przy sporządzaniu protokołu odbioru wykonanych prac, w szczególności przy wskazywaniu osób reprezentujących zamawiającego, składaniu podpisów przez strony, opisywaniu jakości wykonanych prac
• i jednoznacznym określaniu braku zastrzeżeń albo ich występowaniu;
• 15. dbałość o prowadzenie procesu zawierania umowy z wykonawcą obejmującego weryfikację treści umowy przez obsługę prawną, kompletowanie dokumentacji
• w zakresie wymaganych załączników oraz podpisanie umowy przez obie strony
• i przechowywanie kompletu dokumentów;
• 16. dbałość o włączenie korespondencji z oferentami i wykonawcami do dokumentacji sprawy;
• 17. dbałość o zamieszczanie w rejestrze umów wszystkich zawieranych przez ZDM umów;
• 18. eliminację innych uchybień i nieprawidłowości wskazanych w protokole, a także analizę zamieszczonych tam uwag.

Załączniki - dokumenty kontrolne

• Wystapienie_pokontrolne_ZDM_.pdf (PDF, 1.72kB)