Oferta: ds. archiwum zakładowego

Data publikacji: 2022-11-24
Nr ref.: ZG-ZKS.11000.24.2022
Jednostka: Zarząd Geodezji i Katastru Miejskiego GEOPOZ
Stanowisko: ds. archiwum zakładowego
Informacje dodatkowe: umowa o pracę, pełen etat, formularz elektroniczny CV dostępny na stronie https://bip.geopoz.poznan.pl, zakładka Oferty pracy - Oferty bieżące

Data rozstrzygnięcia oferty

2023-03-28

Zakres podstawowych czynności

1. Prowadzenie archiwum zakładowego

    1) przejmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej do archiwum zakładowego

    2) przechowywanie i porządkowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej

    3) prowadzenie kwerend i udostępnianie dokumentacji z zasobu archiwum

    4) opracowywanie instrukcji organizacji i zakresu działania archiwum

    5) opracowywanie jednolitego rzeczowego wykazu akt

    6) współpracowanie z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad aktami, prawidłowego tworzenia teczek spraw oraz przekazywania ich do archiwum

    7) przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

    8) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

    9) prowadzenie archiwum dokumentów w postaci elektronicznej

2. Sporządzanie sprawozdań, analiz, informacji z zakresu prowadzonych spraw

3. Przygotowywanie i realizowanie planu budżetu w zakresie prowadzonych spraw

4. Rozpatrywanie wniosków o dostęp oraz o ponowne wykorzystanie informacji publicznej w komórce organizacyjnej

5. Aktualizowanie Biuletynu Informacji Publicznej w zakresie realizowanych zadań

6. Przygotowywanie projektów zarządzeń, kart informacyjnych i pism organizacyjnych w zakresie prowadzonych spraw

7. Prowadzenie ewidencji i rejestrów związanych z realizowanymi zadaniami

Wymagania obowiązkowe

1. wykształcenie wyższe I stopnia, kierunek lub specjalizacja: archiwistyka
2. co najmniej roczne doświadczenie zawodowe
3. znajomość zagadnień, procedur i przepisów związanych z zadaniami
4. umiejętność właściwego stosowania przepisów prawa
5. wiedza z zakresu własnej i pokrewnych specjalności
6. wiedza z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentami
7. umiejętność obsługi komputera - pakietu Office, Internetu oraz urządzeń biurowych
8. umiejętność współpracy z ludźmi i pracy w zespole
9. umiejętność rozwiązywania problemów i trudności merytorycznych
10. umiejętność komunikacji językowej na dobrym poziomie
11. obywatelstwo polskie
12. pełna zdolność do czynności prawnych i korzystanie z pełni praw publicznych
13. brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe
14. nieposzlakowana opinia

Wymagania dodatkowe

1. wykształcenie wyższe II stopnia kierunek lub specjalizacja: humanistyczny
2. co najmniej półroczne doświadczenie zawodowe w archiwum w jednostce administracji publicznej, która wdrożyła lub wdraża system EZD
3. kursy/szkolenia z zakresu e-urzędu
4. odbycie służby przygotowawczej

Wymagane dokumenty

(podstawa prawna żądania danych: art.  22¹ par. 1, 2, 4 i 5 Kodeksu pracy oraz ustawa o pracownikach samorządowych):

1. imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia dot. wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku

2. list motywacyjny ("Co motywuje Pana/ią do podjęcia pracy na oferowanym stanowisku?")

3. kopie/skany świadectw pracy lub innych dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe, wykształcenie i kwalifikacje - uwaga: dopuszcza się przedstawienie tych dokumentów podczas rozmowy kwalifikacyjnej

4. kopię/skan dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku, gdy wskaźnik zatrudnienia jest niższy niż 6%, a kandydat zamierza skorzystać z pierwszeństwa zatrudnienia (patrz informacje dodatkowe)oświadczenia o treści:"Oświadczam, że:

• posiadam pełną zdolność do czynności prawnych i  korzystam z pełni praw publicznych
• nie byłem/am skazany/a prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe
• cieszę się nieposzlakowaną opinią
• posiadam obywatelstwo polskie" - (oświadczenie to jest wymagane tylko wówczas, gdy zostało zawarte w wymaganiach niezbędnych)

6. podanie przez kandydata szerszego zakresu danych niż wyżej wymienione wymaga zamieszczenia klauzuli - zgody na przetwarzanie danych osobowych o treści: "Na podstawie art. 7 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), oświadczam, że  wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Zarząd Geodezji i Katastru Miejskiego GEOPOZ moich danych osobowych, w celu przeprowadzenia procedury rekrutacji na wolne stanowisko pracy. Niniejsza zgoda została wyrażona dobrowolnie zgodnie z art. 4 pkt 11 RODO"     

7. jeżeli w wymaganiach niezbędnych nie ma wymogu posiadania obywatelstwa polskiego, to osoba, która go nie posiada, musi dołączyć dokument potwierdzający znajomość języka polskiego oraz oświadczenie: "Oświadczam, że posiadam:

• obywatelstwo innego niż Polska państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub innego państwa, którego obywatelom, na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego, przysługuje prawo do podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• znajomość języka polskiego, potwierdzoną dokumentem określonym w przepisach o służbie cywilnej."

Inne informacje:

Składanie aplikacji

• zachęcamy do skorzystania z wniosku on-line poprzez stronę internetową Zarządu https://bip.geopoz.poznan.pl (zakładka Oferty pracy - Oferty pracy bieżące), link przy konkretnej ofercie pracy
• Elektroniczna Skrzynka Podawcza - mail: geopoz@geopoz.poznan.pl - przy wykorzystaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego
• tradycyjna poczta
• siedziba Zarządu, Sala Obsługi Klienta (I piętro).

Uwaga:

• skorzystanie z elektronicznego formularza aplikacyjnego wymaga od kandydata podania adresu mailowego, który jest niezbędny do obsługi procesu rekrutacji. Jeżeli nie wyraża Pan/i na to zgody, prosimy o dostarczenie dokumentów aplikacyjnych w postaci papierowej
• dokumenty przesłane tradycyjną pocztą lub składane w Sali Obsługi Klienta  winny zawierać numer referencyjny ogłoszenia
• decyduje dzień wpływu (dostarczenia) aplikacji do naszej jednostki

Informacje dodatkowe

• rozpatrywane będę tylko aplikacje:
  •   kompletne (patrz - "Wymagane dokumenty oraz oświadczenia")
  •   spełniające wymagania niezbędne
• zastrzegamy sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybrane oferty
• informacja o wyniku naboru umieszczona zostanie na stronach internetowych Zarządu i Biuletynu Urzędu Miasta Poznania oraz na tablicy ogłoszeń w Sali Obsługi Klienta Zarządu Geodezji i Katastru Miejskiego GEOPOZ w Poznaniu przy ul. Gronowej 20
• uwaga - wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w naszej jednostce, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,  w miesiącu poprzedzającym datę publikacji ogłoszenia jest niższy niż 6%, zatem pierwszeństwo w zatrudnieniu przysługuje osobie niepełnosprawnej, o ile znajdzie się w gronie pięciu najlepszych kandydatów.

Warunki pracy

• stanowisko pracy mieści się w wielokondygnacyjnym budynku wyposażonym w windy (windy są przystosowane dla osób niepełnosprawnych)
• oświetlenie stanowiska pracy jest naturalne i sztuczne
• praca z przewagą wysiłku umysłowego
• podczas pracy wykorzystuje się komputer z monitorem LCD

Informacja o wyniku naboru

Informacja o wynikach naboru 24_2022.pdf

Przetwarzanie danych osobowych

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych znajdują się na naszej stronie internetowej w zakładce Ochrona danych osobowych.