Oferta: specjalista ds. administracji

Data publikacji: 2022-04-12
Nr ref.: BR-IX-114-4/2022
Jednostka: Biblioteka Raczyńskich
Stanowisko: specjalista ds. administracji

Zakres podstawowych czynności

1. Opracowywanie dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia wg regulaminów Biblioteki Raczyńskich (m.in. szacowanie wartości, rozeznanie rynku, zapytania ofertowe, negocjacje, przygotowywanie projektów umów).
Przygotowanie i prowadzenie postępowań dotyczących zamówień, w tym:

• nadzór nad realizacją, weryfikacja zgodności usług i robót budowlanych ze zleceniem, sporządzanie protokołów odbioru prac,
• dokumentowanie i archiwizacja postępowań.

2. Prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem obowiązków w zakresie utrzymania obiektów budowlanych, wynikających z ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane:

• gromadzenie dokumentacji technicznej urządzeń zamontowanych w obiektach użytkowanych przez Bibliotekę Raczyńskich oraz prowadzenie Książki Obiektu Budowlanego budynków własnych Biblioteki,
• współpraca z podmiotami, osobami fizycznymi zatrudnionymi w ramach umów cywilno-prawnych, zleceń w zakresie dotyczącym prawidłowego utrzymania infrastruktury obiektów Biblioteki Raczyńskich, w tym:

                -> nadzór nad właściwym funkcjonowaniem urządzeń technicznych, terminowym oraz prawidłowym wykonaniem serwisów, przeglądów, napraw,
                -> gromadzenie dokumentacji związanej z przeglądami i serwisami,
                -> weryfikacja raportów i protokołów,

• przyjmowanie zgłoszeń związanych z usterkami w budynkach własnych Biblioteki Raczyńskich oraz w lokalach wynajmowanych, weryfikacja zgłoszeń i analiza potrzeb w tym zakresie, weryfikacja prawidłowego wykonania napraw, gromadzenie dokumentacji (korespondencja mailowa, zlecenie, protokół odbioru prac).

3. Współpraca z dostawcami mediów w zakresie zaopatrzenia obiektów Biblioteki Raczyńskich w energię elektryczną, cieplną, wodę i odprowadzanie ścieków, w tym:

• nadzór nad terminowym wpływem faktur za zużytą energię i dystrybucję,
• opis faktur za media wraz z analizą kosztów (porównanie z ubiegłymi miesiącami dzięki danym zawartym w prowadzonej tabeli kosztów energii) - prowadzenie reklamacji w przypadku zbyt wysokich kosztów,
• prowadzenie spraw związanych z usterkami, awariami,
• przygotowywanie dokumentacji związanej z rozwiązaniem lub zawarciem nowych umów na dystrybucję,
• systematyczne prowadzenie tabel z danymi dotyczącymi ewidencji comiesięcznych kosztów zużycia i dystrybucji mediów,
• szacowanie kwartalnych lub rocznych kosztów zużycia na podstawie ww. tabel oraz danych z UM lub od dostawców mediów.

4. Udział w systemie zarządzania energią przy współpracy z Wydziałem Gospodarki Komunalnej Urzędu Miasta, w tym prowadzenie ewidencji i przygotowywanie danych dotyczących ilości zużycia energii elektrycznej.
5. Planowanie w porozumieniu z bezpośrednim przełożonym budżetu Działu Organizacyjno-Administracyjnego i odpowiedzialność za jego realizację w zakresie kosztów przeglądów i serwisów urządzeń oraz wydatków związanych z mediami.
6. Przygotowywanie, redagowanie pism i wniosków, przygotowywanie danych do sprawozdań w ramach zadań Działu Organizacyjno - Administracyjnego.
7. Udział w pracach inwentaryzacyjnych w zakresie inwentaryzacji zdawczo-odbiorczych, rocznych i okresowych.
8. Opisywanie pod względem merytorycznym dowodów księgowych (np. faktur).
9. Bieżące zaznajamianie się z przepisami prawa, dotyczącymi realizowanych zadań.
10. Wykonywanie prac merytorycznych nie ujętych zakresem czynności, a zleconych przez przełożonych.

Wymagania obowiązkowe

• wykształcenie minimum średnie, mile widziane techniczne lub inżynierskie,
• doświadczenie w administrowaniu obiektów, zwłaszcza w utrzymaniu we właściwym stanie ich infrastruktury, w tym bieżąca konserwacja budynków i lokali, okresowe badania kontrolne i konserwacyjne, prowadzenie dzienników obiektów,
• obsługa i dobra znajomość pakietu biurowego Microsoft Office,
• umiejętności logistyczne,
• samodzielność i odpowiedzialność za powierzone zadania, dobra organizacja pracy, umiejętność działania w zespole,
• umiejętność nawiązywania kontaktów, prowadzenia rozmów i negocjacji z kontrahentami,
• terminowa realizacja zadań, umiejętność pracy pod presją czasu.

Wymagania dodatkowe

Oferujemy:

• zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na cały etat na trzymiesięczny okres próbny, z możliwością przedłużenia umowy,
• praca od poniedziałku do piątku w godzinach 7.00-15.00,
• dodatek stażowy,
• ubezpieczenie grupowe,
• możliwość zdobycia doświadczenia w Instytucji kultury o znakomitej tradycji i dorobku,
• przyjazną atmosferę i ciekawe środowisko pracy.

Wymagane dokumenty

Osoby zainteresowane podjęciem pracy na tym stanowisku prosimy o przesłanie listu motywacyjnego oraz CV zawierającego zgodę na przetwarzanie danych osobowych w plikach opisanych imieniem i nazwiskiem kandydata na adres e-mail rekrutacja@bracz.edu.pl (w tytule email prosimy wpisać: Administracja_imię i nazwisko kandydata).

Zgłoszenia są przyjmowane do 25 kwietnia 2022 r. Komisja rekrutacyjna zastrzega sobie prawo do zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną wybranych kandydatów, których wyłoni na podstawie analizy dokumentów aplikacyjnych oraz ew. zdalnej formy spotkań. Wybrane osoby poinformujemy o terminie rozmowy kwalifikacyjnej telefonicznie.

Treść zgody:
"Zgodnie z art.6 ust.1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Bibliotekę Raczyńskich moich danych osobowych dla potrzeb aktualnej i przyszłych rekrutacji."

Składanie ofert

Oferty, zawierające wymienione dokumenty, prosimy składać pod adresem: Biblioteka Raczyńskich, plac Wolności 19, 61-739 Poznań w terminie do 2022-04-25.

Biblioteka Raczyńskich zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybrane oferty.

Przetwarzanie danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) informuję, iż:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Biblioteka Raczyńskich w Poznaniu, pl. Wolności 19, 61-739 Poznań,
2) kontakt z Inspektorem Ochrony Danych - iodo@bracz.edu.pl,
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą dla potrzeb aktualnej i przyszłych rekrutacji - na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. oraz Kodeksu Pracy z dnia 26 czerwca 1974 r.
4) Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą przez okres 6 miesięcy wyznaczony przez administratora odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa
5) posiada Pani/Pan prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie
6) ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
7) podanie danych osobowych jest obligatoryjne w oparciu o przepisy prawa a w pozostałym zakresie jest dobrowolne.