Oferta: specjalista ds. obsługi sekretariatu

Data publikacji: 2022-01-11
Nr ref.: BR-IX-114-7/2021
Jednostka: Biblioteka Raczyńskich
Stanowisko: specjalista ds. obsługi sekretariatu

Zakres podstawowych czynności

1. Obsługa administracyjna sekretariatu, w tym:

• obsługa sekretariatu Instytucji oparta na budowaniu profesjonalnego i pozytywnego wizerunku,
• prowadzenie obsługi kancelaryjnej, sporządzanie pism oraz koordynacja obiegu dokumentów w Instytucji Kultury,
• obsługa centrali telefonicznej,
• obsługa korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej,
• prowadzenie i utrzymywanie w stałej aktualności zbioru informacji adresowych i telefonicznych niezbędnych do pracy sekretariatu,
• przygotowanie i obsługa spotkań Dyrekcji, w tym protokołowanie,
• wsparcie organizacyjne Dyrekcji oraz monitorowanie terminowości załatwiania spraw,
• obsługa Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP),
• prowadzenie rejestru umów oraz wprowadzenie umów do Biuletynu Informacji Publicznej,
• prowadzenie rejestrów faktur i rachunków.

2. Prowadzenie ewidencji spraw prowadzonych przez Dyrektor Biblioteki Raczyńskich, zgodnie z Rzeczowym Wykazem Akt.

3. Prowadzenie ewidencji/rejestrowanie wniosków dotyczących postępowania w przypadku nieterminowego zwrotu materiału bibliotecznych.
4. Prowadzenie spraw organizacyjnych, związanych z zaopatrzeniem Sekretariatu w artykuły biurowe oraz związanych z rezerwacją sal na spotkania pracowników Biblioteki.
5. Utrzymywanie kontaktów z Urzędem Miasta Poznania, instytucjami kultury, bibliotekami krajowymi i zagranicznymi, bibliotekarskimi organizacjami etc.

Wymagania obowiązkowe

• wykształcenie wyższe (mile widziane kierunki: Administracja, Zarządzanie),
• komunikatywna znajomość języka angielskiego,
• bardzo dobra znajomość pakietu MS Office,
• doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku,
• bardzo dobra organizacja pracy, umiejętność zarządzania czasem pracy,
• wysoko rozwinięte umiejętności interpersonalne i komunikacyjne,
• samodzielność, rzetelność, terminowość i odpowiedzialność za powierzone zadania, kreatywność, umiejętność działania w zespole,
• wysoka kultura osobista.

Wymagania dodatkowe

Brak wymagań dodatkowych

Wymagane dokumenty

Osoby zainteresowane podjęciem pracy na tym stanowisku prosimy o przesłanie listu motywacyjnego oraz CV zawierającego zgodę na przetwarzanie danych osobowych w plikach opisanych imieniem
i nazwiskiem kandydata na adres e-mail rekrutacja@bracz.edu.pl (w tytule email prosimy wpisać: "rekrutacja" oraz imię i nazwisko kandydata).

Zgłoszenia są przyjmowane do 21 stycznia 2022 r. Komisja rekrutacyjna zastrzega sobie prawo do zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną wybranych kandydatów, których wyłoni na podstawie analizy dokumentów aplikacyjnych oraz ew. zdalnej formy spotkań. Wybrane osoby poinformujemy o terminie rozmowy kwalifikacyjnej telefonicznie.

Treść zgody:
"Zgodnie z art.6 ust.1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Bibliotekę Raczyńskich moich danych osobowych dla potrzeb aktualnej i przyszłych rekrutacji."

Składanie ofert

Oferty, zawierające wymienione dokumenty, prosimy składać pod adresem: Biblioteka Raczyńskich, plac Wolności 19, 61-739 Poznań w terminie do 2022-01-21.

Biblioteka Raczyńskich zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybrane oferty.

Przetwarzanie danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) informuję, iż:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Biblioteka Raczyńskich w Poznaniu, pl. Wolności 19, 61-739 Poznań,
2) kontakt z Inspektorem Ochrony Danych - iodo@bracz.edu.pl,
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą dla potrzeb aktualnej i przyszłych rekrutacji - na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. oraz Kodeksu Pracy z dnia 26 czerwca 1974 r.
4) Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą przez okres 6 miesięcy wyznaczony przez administratora
5) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa
6) posiada Pani/Pan prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie
7) ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
8) podanie danych osobowych jest obligatoryjne w oparciu o przepisy prawa a w pozostałym zakresie jest dobrowolne.