Oferta: specjalista ds. administracji

Data publikacji: 2020-06-08
Nr ref.: BR-IX-114- 5/2020
Jednostka: Biblioteka Raczyńskich
Stanowisko: specjalista ds. administracji

Zakres podstawowych czynności

• prowadzenie w ramach Działu Organizacyjno - Administracyjnego harmonogramów czasu pracy, planu urlopów, rozliczanie czasów pracy oraz wprowadzanie danych do portalu pracowniczego,
• prowadzenie w ramach zadań Działu Organizacyjno - Administracyjnego spraw związanych  z umowami  - zlecenie z osobami fizycznymi, w tym przygotowywanie umów i niezbędnej dokumentacji oraz udział w rekrutacji pracowników obsługi,
• organizowanie pracy osób zatrudnionych na stanowiskach sprzątaczek i szatniarzy,
• systematyczna kontrola pracy  pracowników obsługi, w tym kontrola obecności i ocena pracy,
• opracowywanie dokumentacji oraz nadzór nad realizacją usług zewnętrznych związanych ze sprzątaniem (przygotowywanie umów, prowadzenie i weryfikacja  harmonogramów, korespondencja, organizacja miejsca pracy,  kontrola, opis faktur),
• prowadzenie ewidencji majątkowej Biblioteki Raczyńskich oraz związanej z nią dokumentacji - wprowadzanie do programu ewidencji środków trwałych nowo zakupionego wyposażenia, prowadzenie i dokumentowanie działań dotyczących przyjęcia, likwidacji i przeniesień środków trwałych, znakowanie składników majątku ruchomego,
• udział w pracach inwentaryzacyjnych w zakresie inwentaryzacji zdawczo-odbiorczych, rocznych i okresowych, szkolenie nowych pracowników w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji drogą elektroniczną,
• prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku i odpowiedzialności cywilnej Biblioteki Raczyńskich,
• zabezpieczanie potrzeb związanych z zaopatrzeniem w środki czystości, artykuły spożywcze, artykuły biurowe i gospodarstwa domowego związane z aranżacją wnętrz placówek, etc.; organizowanie i realizacja zakupów,
• przygotowanie i prowadzenie zamówień , w tym:

        -      opracowywanie dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia wg regulaminów Biblioteki Raczyńskich (m.in. szacowanie wartości, rozeznanie rynku, zapytania ofertowe, negocjacje, przygotowywanie projektów umów),        -      nadzór nad realizacją, w tym weryfikacja zgodności dostaw z zamówieniami i dokumentami transportowymi,        -      dokumentowanie i archiwizacja  postępowań,

• przygotowywanie, redagowanie pism i wniosków, przygotowywanie danych do sprawozdań w ramach zadań Działu Organizacyjno - Administracyjnego,
• organizacja spotkań w zakresie obsługi imprez (przygotowanie zastawy, napojów, wystroju  stołów, zapewnienie obsługi szatni itp.),
• prowadzenie spraw związanych z użytkowaniem kart PEKA,
• opisywanie  dowodów księgowych

Wymagania obowiązkowe

• wykształcenie minimum średnie ,
• doświadczenie w sporządzaniu harmonogramów czasu pracy,
• obsługa i dobra znajomość pakietu biurowego Microsoft Office,
• umiejętności logistyczne,
• samodzielność i odpowiedzialność za powierzone zadania, dobra organizacja pracy, umiejętność działania w zespole,
• umiejętność nawiązywania kontaktów, prowadzenia rozmów i negocjacji z kontrahentami,
• terminowa realizacja  zadań, umiejętność pracy pod presją czasu.

Wymagania dodatkowe

• mile widziana znajomość obsługi programów kadrowych
• mile widziane doświadczenie w przeprowadzaniu inwentaryzacji.

Wymagane dokumenty

Osoby zainteresowane podjęciem pracy na tym stanowisku prosimy o przesłanie listu motywacyjnego oraz CV zawierającego zgodę na przetwarzanie danych osobowych w plikach opisanych imieniem i nazwiskiem kandydata na adres e-mail rekrutacja@bracz.edu.pl

Inne informacje:

• zatrudnienie na podstawie umowy o pracę na cały etat na okres próbny,
• możliwość zdobycia doświadczenia w instytucji kultury o znakomitej tradycji i dorobku,
• przeszkolenie z obsługi programu kadrowego oraz programu ewidencji środków trwałych
• przyjazną atmosferę.

Zgłoszenia są przyjmowane do 19 czerwca 2020 r. Komisja rekrutacyjna zastrzega sobie prawo do zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną wybranych kandydatów, których wyłoni na podstawie analizy dokumentów aplikacyjnych. Wybrane osoby poinformujemy o terminie rozmowy kwalifikacyjnej telefonicznie.Treść zgody:"Zgodnie z art.6 ust.1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb aktualnej i przyszłych rekrutacji."

Składanie ofert

Oferty, zawierające wymienione dokumenty, prosimy składać pod adresem: Biblioteka Raczyńskich, plac Wolności 19, 61-739 Poznań w terminie do 2020-06-19.

Biblioteka Raczyńskich zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybrane oferty.

Przetwarzanie danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) informuję, iż:1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Biblioteka Raczyńskich w Poznaniu, pl. Wolności 19, 61-739 Poznań,2) kontakt z Inspektorem Ochrony Danych - iodo@bracz.edu.pl,3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą dla potrzeb aktualnej i przyszłych rekrutacji - na podstawie Art. 6 ust. 1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. oraz Kodeksu Pracy z dnia 26 czerwca 1974 r.4) Pani/Pana dane osobowe przechowywane będą przez okres 6 miesięcy wyznaczony przez administratora4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa5) posiada Pani/Pan prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie 6) ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego7) podanie danych osobowych jest obligatoryjne w oparciu o przepisy prawa a w pozostałym zakresie jest dobrowolne.