Oferta: stanowisko ds. organizacyjnych i obsługi sekretariatu

Data publikacji: 2025-07-21
Nr ref.: CUW-SAZ.110.21.2025
Jednostka: Centrum Usług Wspólnych w Poznaniu
Stanowisko: stanowisko ds. organizacyjnych i obsługi sekretariatu
Informacje dodatkowe: Miejsce pracy: SEKRETARIAT - Centrum Usług Wspólnych, al. Niepodległości 27 w Poznaniu;

Zakres podstawowych czynności

1. Zapewnienie sprawnego funkcjonowania Sekretariatu.
2. Obsługa systemu obiegu dokumentów i koordynacja obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
3. Wsparcie organizacyjne i administracyjne Dyrektora i Zastępcy.
4. Prowadzenie kalendarza spotkań Dyrektora oraz Zastępcy a także kluczowej korespondencji.
5. Obsługa centrali telefonicznej.
6. Obsługa poczty elektronicznej jednostki.
7. Obsługa i udzielanie informacji klientom zewnętrznym i wewnętrznym.
8. Organizacja i obsługa spotkań, zebrań, narad organizowanych przez kierownictwo.
9. Prowadzenie książki kontroli, gromadzenie dokumentacji z kontroli przeprowadzanych w jednostce.

Wymagania obowiązkowe

1. Wykształcenie min. średnie.
2. Minimum 3-letnie doświadczenie zawodowe.
3. Doświadczenie związane z obsługą sekretariatu lub recepcji min. 12 m-cy.
4. Umiejętność redagowania pism.
5. Bardzo dobra znajomość programu MS Office (w tym Word, Excel).
6. Posiadanie obywatelstwa polskiego lub znajomości języka polskiego potwierdzonej dokumentem określonym w przepisach o służbie cywilnej.
7. Posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych.
8. Niekaralność za przestępstwa umyślne ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwa skarbowe.

Wymagania dodatkowe

• Mile widziane wykształcenie wyższe.
• Doświadczenie zawodowe w administracji publicznej.
• Doświadczenie zawodowe w prowadzeniu archiwum zakładowego (gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i brakowanie dokumentacji).
• Doświadczenie zawodowe w pracy związanej z inwentaryzacją.
• Doświadczenie w obsłudze elektronicznego systemu obiegu dokumentów.
• Ukończone kursy z zakresu obsługi sekretariatu, organizacji pracy, prowadzenia biura, savoir vivre.
• Ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny.

Wymagane dokumenty

1. CV z opisanym przebiegiem zatrudnienia.
2. List motywacyjny.
3. Dokumenty potwierdzające wykształcenie oraz dodatkowe kwalifikacje (skan/kopia).
4. Dokumenty potwierdzające min. 3-letnie doświadczenie zawodowe (skan/kopia).
5. Dokumenty potwierdzające doświadczenie związane z obsługą sekretariatu lub recepcji min. 12 m-cy - w przypadku posiadania (skan/kopia).
6. Dokumenty potwierdzające doświadczenie zawodowe w prowadzeniu archiwum zakładowego - w przypadku posiadania (skan/kopia).
7. Oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych.
8. Oświadczenie o znajomości MS Office.
9. Oświadczenie o posiadaniu doświadczenia w obsłudze elektronicznego systemu obiegu dokumentów - w przypadku posiadania.
10. Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego lub znajomości języka polskiego potwierdzonej dokumentem określonym w przepisach o służbie cywilnej.
11. Oświadczenie o pełnej zdolności do czynności prawnych oraz o korzystaniu z pełni praw publicznych.
12. Oświadczenie o braku skazania prawomocnym wyrokiem za przestępstwa umyślne ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwa skarbowe.

Inne informacje:

Prosimy o składanie ofert z dopiskiem; "Stanowisko ds. organizacyjnych i obsługi Sekretariatu" w Centrum Usług Wspólnych, al. Niepodległości 27 w Poznaniu - CUW- Nr ref. CUW-SAZ.110.21.2025.

• Miejsce pracy - Centrum Usług Wspólnych w Poznaniu, al. Niepodległości 27, 61- 714 Poznań.
  
• Umowa o pracę:  1/1 etat.
• Data rozpoczęcia zatrudnienia: WRZESIEŃ / PAŹDZIERNIK 2025 r.

• Dokumenty aplikacyjne w wersji papierowej należy składać wyłącznie w zamkniętej kopercie, opisanej z podaniem nr referencyjnego naboru, którego dotyczy podanie.
• Dokumenty aplikacyjne podlegają sprawdzeniu / weryfikacji pod względem formalnym, wyłącznie przez Komisję Rekrutacyjną, po upływie terminu wskazanego w ogłoszeniu.
• Oferty można także składać elektronicznie na adres  cuw@m.poznan.pl 
• Rozpatrywane będą tylko oferty kompletne, tj. zawierające wszystkie dokumenty wskazane w sekcji "Wymagane dokumenty".

Stanowisko nie jest przystosowane dla potrzeb osób z niepełnosprawnością.

Wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnością w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób z niepełnosprawnością w miesiącu poprzedzającym ogłoszenie był wyższy niż 6%.

Składanie ofert

Oferty, zawierające wymienione dokumenty, prosimy składać pod adresem: Centrum Usług Wspólnych w Poznaniu, al. Niepodległości 27, 61-714 Poznań w terminie do 2025-08-04.

Centrum Usług Wspólnych w Poznaniu zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybrane oferty.

Przetwarzanie danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) informujemy że:

1. Administratorem Państwa danych osobowych, w tym w zakresie wizerunku (zwanych łącznie "danymi osobowymi") jest CUW, reprezentowane przez Dyrektorkę Panią Monikę Suchorzewską.
2. We wszystkich sprawach związanych z ochroną i przetwarzaniem danych osobowych może się Pani/Pan kontaktować z IOD. Kontakt: iod1_mjo@um.poznan.pl
3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze w związku z przepisami Ustawy Kodeks Pracy, a także przepisami Ustawy o pracownikach samorządowych (art. 6 ust.1 lit. c RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO), w celu realizacji procesu rekrutacji, w tym publikacji wyników rekrutacji w Biuletynie Informacji Publicznej. Jeżeli przekazał/a Pan/i szerszy zakres danych niż wymagany wskazanymi powyżej przepisami prawa, to przetwarzamy je nad podstawie wyrażonej przez Pana/Panią zgody (art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO). Zgoda na przetwarzanie danych osobowych może zostać cofnięta w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Dodatkowo Pani/Pana dane osobowe, mogą być przetwarzane w celach związanych z przyszłymi procesami rekrutacji, na podstawie odrębnie wyrażonej przez Panią/a zgody, która w dowolnym momencie może zostać cofnięta.
4. Pani/Pana dane osobowe mogą zostać przekazane podmiotom współpracującym z Administratorem w organizacji zatrudnienia tj. dostawcom systemów informatycznych, podmiotom zapewniającym asystę i wsparcie techniczne dla systemów informatycznych, podmiotom zapewniającym obsługę prawną, administracyjną i księgową, firmom świadczącym usługi archiwizacji i niszczenia dokumentów oraz innym podmiotom uprawnionym do tego na mocy odrębnych przepisów prawa.
5. Dane osobowe po zrealizowaniu celu, dla którego zostały zebrane, będą przetwarzane do celów archiwalnych i przechowywane przez okres niezbędny do zrealizowania przepisów dotyczących archiwizowania danych obowiązujących u Administratora.
6. Osoby, których dane dotyczą mają prawo do: a)dostępu do treści danych osobowych b)żądania sprostowania danych osobowych, które są nieprawidłowe c)żądania usunięcia danych osobowych, gdy: dane nie są niezbędne do celów, dla których zostały zebrane; dane przetwarzane są niezgodnie z prawem; po cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych;d)żądania ograniczenia przetwarzania, gdy: osoby te kwestionują prawidłowość danych osobowych; przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoby te sprzeciwiają się usunięciu danych osobowych; Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobom, których dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7. Administrator nie przesyła danych osobowych do krajów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
8. Dane osobowe nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.
9. Podanie danych osobowych wynikających z wymienionych wyżej aktów prawnych jest niezbędne do wzięcia udziału w procesie rekrutacji. Podanie danych innych niż wskazane w ogłoszeniu jako wymagane, nie ma wpływu na proces rekrutacji i nie jest niezbędne.